商务信函的书写规范.ppt

商务信函书写规范 商务信函的构成要素 （1）信头 （2）日期 （3）信内地址 （4）称呼 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:” （美式）。 在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。 如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr. Smith。 Dear纯属公务上往来的客气形式。 （5）标题 目的:书写标题能便于收件人迅速了解信的主要内容。 主题位于称呼下空一行。 一般有三种书写形式： 直接书写、 Re: 和Subject: 。 为了突出还可以加全大写、底线、加粗等。 例如： INVOICE 12345 Re: Invoice 12345 Subject: Invoice 12345 （6）正文 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办 好的目的，而且还能促进双方的友谊。正文的写作并不要求使用华丽优美的 词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思， 让对方可以非常清楚的了解您想说什么。 一般正文写作要遵循5个C的原则分别为： Clarity(清楚) Conciseness(简洁) Correctness(准确) Completeness(完整) Courtesy(礼貌) 清楚原则 Clarity 正文的写作要做到层次清楚,用词准确,避免使用晦涩难懂或 容易产生误会的语言,尽量选用简短、熟悉和口语化的词语, 清楚地表达写信的目的。 用词要肯定准确，切忌含糊。 词语摆放位置要正确。 简洁原则  Conciseness 准确原则Correctness  由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确。 数字表达要准确 商业用语要准确的使用。 拼写要准确 完整原则Completeness 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像询盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。 邮件是否完整,可以用5W1H来检验，即who，when，where, what, why和how。 礼貌原则(Courtesy) 商务英语电子邮件应遵循措词婉 转、礼貌的原则。鉴于电子邮件 直接影响到整个交易的成败，买 卖双方应十分注重措辞方式，要 婉转、礼貌，使对方轻易接受。 在写作电子邮件时，可以通过使用 虚拟语气、委婉语气等方法迂回地 表达观点，提出要求。 例1 If it is not for the larger orders we receive from a number four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price. 例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces 例1中虚拟语气和例2中委婉语气的 使用，缓和了商务谈判的语气，既 明确了自己的立场，又使对方的面 子免于受损，语气自然诚恳，礼貌 得体，很轻易为对方接受。 正文一般遵循三段式的格式。 第一段一般是引入主题 第二段详细讨论 第三段以总结或建议来结束全文 需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上to be continued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。 如：Mr. John Smith, Page 2, June 3, 2005  商务信函正文的开头 信函的正文开头应该直入主题，要避免空洞。 根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类: 回复信件 主动与对方联系 回复信件的商务信函开头常用句型 回复信件的商务信函开头常用句型  回复信件的商务信函开头常用句型 回复信件的商务信函开头常用句型 主动和对方联系的商务信函开头常用句型   主动和对方联系的商务信函开头的常用句型 主动和对方联系的商务信函开头的常用句型  商务信函正文结尾的常用句型  商务信函正文结尾的常用句型 （7）结尾敬辞 几乎所