利用WORD及EXCEL特作考号标签的方法.docVIP

如何利用Word与Excel轻松制作考号标签、 学校的考号标签，就是在会考的时候，每个学生考桌上对应着一张标签，上面写明准考证号、姓名,班级等信息。本人就利用Office2003，过程如下： 一、准备学生数据： 现在一般学校存储学生资料基本都用Excel表格。所以应该说，学生数据整理不是一件很麻烦的事。不过，要注意，在Excel中，一个字段数据必须是一列（不能有合并单元格）。如姓名一列，考号一列，班级一列等。 二、利用Word邮件合并功能 Word中有邮件合并功能需要有一个主文档模板，所以我们先要设置一张标签的大小。我是这样做的： （一）新建一个Word文档，在文档的左上角插入一个文本框（每张标签不大，可以用文本框界定范围），写入准考证号、姓名两个项目，（和EXCEL写的一样。）并定义好字体、字号等，这样做为一张考号标签足够大了，到时候，每个学生一张，剪切下来就可以了（当然，在这过程当中，文本框大小、字体大小，要反复调试才能得到满意的结果）。 （二）在Word中，将鼠标指向工具栏空白处，点击鼠标右键，弹出菜单，选择“邮件合并”，将“邮件合并”工具栏显示在界面上。 （三）点击工具栏上“打开数据源”命令，将前面准备好的“会考名单”Excel文件打开，弹出“选择表格”对话框，选择学生数据存放的工作表（默认名称是Sheet1、Sheet2、Sheet3、……，图上的名称是我自己定义的工作表名称），其他设置默认，点击“确定”。这样，就将数据源打开了，也激活了整个“邮件合并”工具栏。 （四）再点击“邮件合并”—“插入域”工具命令，弹出“插入合并域”对话框，在对话框中，显示的是在数据库中提取的字段名，将鼠标先后定位到准考证号、姓名班级之后，分别插入“准考证号”和“姓名”班级等域，（插入一个关闭一个，再将鼠标定位到下一个后面再点插入即可。 （五）最后，点击“邮件合并”—“合并到新文档”命令，生成一个新文档。这时有提示错误什么的如锁死等。不要问它，稍等片刻就会好的。 三、界面排版生成考号标签文档 新文档生成后，工作还没做完。因为每一个标签占用一张纸，这显然太浪费纸张。实际上，这是由于Word中的分节符在做怪，为了能使同一张纸放多张标签且不铺张浪费。我在排版的时候，又做了如下几步工作： （一）利用“编辑”—“替换…”命令，弹出对话框后，在“查找”栏填入“^b”（不带双引号），在“替换”栏填入“^p” （不带双引号）。点全部替换即可。这意味着将文档中所有的“分节符”替换成“段落标记”，文档中的所有标签就集中到前几页了。但这样做，对出现了一个问题，所有的标签都叠在文档的左边，很密，看不清楚，文档的右边又很空，还很浪费纸张，显然还得想办法解决。 （二）用“格式”—“分栏…”命令，将文档分成两栏，或更多栏，这样可以填补文档右边的空白处，不会浪费纸张。 （三）最后，利用CTRL+A全选整个文档，选择“格式”—“段落…”，在“间距”栏，将“段后”间距设置成4.5行，点击“确定”。段落设置完成后，文档效果如。 四、保存好该文件，完成操作 到此，所有会考学生的考号标签都生成了，接下来的任务，就是打印好，剪裁下来就可以了。是不是既美观，又整齐。当然，在编辑过程中的许多细节，并非只有一种方法，还有很多方法可以使用，这些只能读者以后在使用中自己摸索，所谓“熟能生巧”嘛！！