制作数据透视标的步骤及方法.docVIP

一、制作数据透视标的步骤和方法 （一）概述 1、什么是数据透视表 数据透视表是Excel中功能十分强大的数据分析工具，用它可以快速形成能够进行交互的报表，在报表中不仅可以分类汇总、比较大量的数据，还可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果。 “数据透视表”这一术语中最核心的字眼是“透视”，那么为什么叫做“透视”呢？打个简单的比方，当我们想研究某个现实中的物品时，就会从不同的角度去观察它，从左到右、从上到下、从里到外，从一切可以观察的角度去查看和了解。数据透视表就是这样一种工具，只不过它的分析对象不是实际的物体，而是Excel工作表中的数据。数据透视表的出现，给我们从不同的角度去查看和分析数据提供了极大的方便。 （学习：套用网上的说法，数据透视表就是Excel中的万花筒。） 2、数据透视表结构 数据透视表的结构：页字段（左上角）、行字段（左侧）、列字段（上面）、数据项（右下角的大部分区域）。 字段除了可以直接从源数据中提取以外，也可以根据使用者的需要自行定义（详见讲座下的内容）。 字段默认是提取据清单（源数据）的第一行标题。 计算项是字段的具体组成内容或成员。 数据透视表的大部分的工作，可以通过数据透视表工具栏或鼠标右键选项进行。 （二）整理数据清单 为了更准确的使用数据透视表，对于数据清单的要求：不要有空行和空列，最好不要有小计和累计，尽量不要有合并的单元格。 1、删除所有空行 1.1 方法一：手工法 手工选择空白行，右键——删除 1.2 方法二：数字序号辅助列法 在数据清单的最右侧增加辅助列，自动填充序号。选中数据清单，数据——排序，选择姓名作为主要关键字，升/降序皆可（学习：注意选择有无标题行）。排序完毕以后，就可以把多余的空白行一起删除。然后根据辅助列进行排序，就恢复了。 1.3 方法三：自动筛选+定位法 选中数据清单，数据——筛选——自动筛选（如仅仅选择第一行的标题单元格，自动筛选会默认第一行至空白单元格，空白单元格以下的部分则不被选中），选择姓名下拉菜单的非空白项。 在选中数据区域，编辑——定位——定位条件——可见单元格，这时所有的可见单元格便选定，然后复制——粘贴，即可完成。 （学习：关于定位的整理，详见学习体会上-1的内容）。 1.4 方法四：公式法，详见2.4。 2、删除所有空列 2.1-2.3 同删除空行相同 2.4 方法四：公式法 在最下一行，输入公式：=1/COUNTA(A1:A6)，空白列会显示出#DIV/0！，选中最下一行，编辑——定位——定位条件——公式——错误，然后再选编辑——删除，就完成了。 （学习：counta函数，常用的统计函数之一，用于统计列表中含数字或文本的单元格个数）。 3、删除所有小计行 选中数据清单，编辑——查找，输入“计”，点击查找全部，在对话框中CTRL+A，选中查找到的全部，关闭查找对话框以后，编辑——删除——整行，就完成了。 4、填充空白单元格 数据清单中有合并单元格，影响了字段、数据的提取。 选中合并单元格，格式——单元格——对齐——合并单元格，取消了合并的单元格， 编辑——定位——定位条件——空值，输入=A2，CTRL+回车，输入了全部空白的单元格（相当于向下填充）。 选中A2:A15，复制——选择性粘贴——数值（也可以点击粘贴按钮下方的值）。 然后再点击数据透视表工具栏中的刷新按钮，即可完成。 如果在前面的操作之前，先保留了原合并单元格的格式（格式刷刷空白处，保留），在前面的操作完成以后再恢复格式（格式刷刷回来），即不影响数据清单的原显示格式。 （三）制作数据透视表的方法和步骤 1、利用向导制作数据透视表 数据——数据透视表和数据透视图——向导3步骤之1（选择数据源类型和数据透视表类型）——向导3步骤之2（选择数据清单的位置或名称）——向导3步骤之3（显示位置，布局，选项等） 布局，可以方便的将字段项拖至各自的位置，同时也可以看出目前的透视表的各字段的位置。 2、在数据透视表中进行布局 与1次序不同，看各人习惯了。 3、进行布局的注意事项 3.1 页、行、列字段里面放置的字段不能重复，具有唯一性和排他性； 3.2 数据字段中没有3.1的限制，例如可以有一个以上的销售额字段。其作用可以改变相同数据字段的不同汇总方式，例如平均值和求和。 （四）没有数值的工作表数据创建数据透视表 源数据没有数值，建立一个统计不同职务的数据透视表。 行字段和数据字段各使用一次，数据字段汇总方式选为计数。