信息交流管理程序38.doc

彩桥包装纸品厂 文件名称 信息交流管理程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-38 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 [文件修订记录表] 修订日期 更 改 内 容 页次 版本/版次 修订人 －－包装 纸品有限公司 文件名称 信息交流管理程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-38 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 目的 及时、准确地收集、伟递和反馈有关的环境信息，并作好信息管理。 适用范围 适用于公司内部的信息伟递与处理，以及与外部各方面的信息交流。 主要职责 3.1行政部负责与环保、监测等相关方的联络与信息沟通. 3.2行政部负责与政府机关、社会团体等相关方的联络与沟通. 3.3采购部负责与供应商的信息伟弟递. 3.4营业部负责和客户联络并保留相关记录. 3.5各部门负责工作范围内信息的伟递与交流. 程序内容 4.1信息的分类 4.1.1外部信息 地方监测站、环保部门、质量技术监督局、认证机构等监测或检测的结果及反馈的信息. 政策法律、法规标准类信息,如环境法律法规、条例、产品标准等. 相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、工程承包方、废物回收站等. 其他外部信息,如各部门直接或间接从外部获取的有关环境、质量管理和技术等方面的信息. 4.1.2内部信息 正常信息:如方针目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等. 异常信息(不符合信息):如体系内部审核的不合格报告、纠正与预防措施报告等. 紧急信息:如出现火灾、风暴、洪涝等天灾人祸情况下的信息与记录. 其他内部信息:如员工提案报告等. 4.2信息的收集与处理 信息可采用书面资料、讨论交流、咨询,电子媒体等各种方式进行收集和传递,以上信息收集到体系中心,经同推行委员会评估后将分析结果及记录呈报管理代表,管理代表根据分析结果传递至各部门. －－包装 纸品有限公司 文件名称 信息交流管理程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-38 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 4.2.1外部信息的收集和处理 行政部负责环保、监测等部门的监测检查结果及反馈住处的收集,监测结果呈报管理代表 审查,再由管理代表评估后传递到公司相关部门,如监测或检查结果出现不符合情况时,按《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理. 行政部负责与当地的政府机关、村委、邻厂等联络,收集政策、法规标准类信息,并将此类信息分析后,转交体系中心,经管理者代表审批,传递至相关部门. 行政部负责与工程合同方及对废弃物回收方等进行信息沟通,对其环境施加影响;采购部负责与物烊供应商、品管部负责与顾客进行信息沟通,以满足顾客要求;对来自上述相关方投诉的处理参考《纠正和预防措施管理程序》,当相关方有要求时,应尽快给予解决或答复.上述相关方反馈的其他信息,各对应部门反馈到相关部门组织处理. 各部门也可直接或间接从外部获取信息,如质量环境技术、管理等信息,应尽快以反馈到相关部门. 5.2.2外部信息的管理和归档 文控中心应对所收集的监测和测量信息以及法律、法规文件等进行标识和归档管理,以便查找和使用. 4.2.3内部信息的收集处理 正常信息的处理 各部门依据相关文件的规定直接收集和传递日常正常信息(如各类报表、检验报告单等)体系中心按相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、内部审核结果、更新的法律法规等信息. 不符合信息的处理按《纠正和预防措施管理程序》. 紧急(环境)信息由发现部站或个人迅速传递给直接责任部门组织处理. 其他内部信息如员工提案,提供者可以以改善提案的方式进行伟递、呈报对应部门,由相 关部门进行评定.提案经采用产生效益者,评价后由总经理给提供者适当奖励. 4.3信息的建立和应用 4.3.1文控中心不断地汇集各方面反馈回的信息,按信息载体的不同(如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等)妥善存放,统一何存;并进行整理分类,制好索引以确何其完整性和可用性. －－包装 纸品有限公司 文件名称 信息交流管理程序 文件管理印章 文件编号 CH-QEP-38 B/0 质量环境二阶文件（QEP） 生效日期 2009-05-01 4.3.2文控中心根据需要提供给各部门相应的信息;各部门也可根据需要从文控中心调阅所需信息. 4.4各部站应健全收发文件,对接收、传递的信息应予以记录. 5.0相关文件 5.1《纠正和预防措施管理程序》 CQ-QEP-28