质量记录规范化演示文稿.ppt

宁波xx物业管理有限公司 质量记录规范化 前 言 一、?正确认识和了解质量记录 ①质量记录是质量管理体系文件的组成部分，是客观映本公司质量活动和体系运行的见证资料，是质量管理可追溯性的证实。 ②质量记录是对我们已完成的整个工作过程或为整个工作过程产生的结果提供客观事实的陈述。 ③质量记录不仅要供公司内部使用，而且当合同要求时还需要提供给顾客使用。 二、?质量记录的意义 质量记录是质量管理的基础工作，是质量体系的关键要素。其主 要意义在于： ①质量记录是信息管理的重要内容，如果离开及时、真实的质量记录，信息管理将会失去它实际意义。 ②质量记录是一种客观存在的证据，是对整个服务形成的事实证明，是对不同的时间、不同的事实进行的真实记录。 前 言 ③通过对质量记录中质量数据的收集和整理，能随时分析服务质量状态态，可及时加强对不合格项控制，为实施纠正预防措施提供事实依据，为服务质量的改进和可持续发展提供真实、有效、准确的第一手资料。 三、质量记录的填写 质量记录填写时要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意更 改；当质量记录发生更改时，应由更改人签字，以示更改责任。 四、质量记录的标识、保存和保管 ①质量记录按《质量记录一览表》具体规定质量记录保存期限妥善保存。 ②各类质量记录按规定进行标识、编目，保管方法便于识别和检索、使用。 ③质量记录的保存和保管应有适宜的环境条件，以防止记录损坏、变质和丢失。 目 录 一、物业接管与验收管理 二、业户管理 （一）入住、装修管理 （二）维修、服务管理 （三）意见、建议管理 （四）费用收缴管理 三、安全与应急管理 四、保洁和绿化管理 五、共用部位、设施设备管理 六、行政事务管理 （一）人事管理 （二）物料管理 （三）文件管理 （四）质量管理 （五）活动管理 一、物业接管与验收管理 （一）相关表单 物业接管文件资料验收单 物业接管设施、设备验收单 物业接管房屋验收单 物业水电计量表接管验收单 接管验收钥匙移交一览表 接管验收资料遗留问题登记表 接管验收设施、设备遗留问题登记表 接管验收房屋遗留问题登记表 接管验收钥匙遗留问题登记表 绿化植物一览表 借用钥匙登记表 房屋设备设施施工单 （二）相关流程 物业接管验收流程图 二、业户管理－入住、装修管理 （一）相关表单 业主住用人入住资料签收单 业主住用人情况登记表 住户变更登记表 办公（经营）场所情况登记表 汽车库车位情况登记表 业主钥匙移交登记表 房屋设施设备验收单 房屋保修登记表 空置房登记表 业主房屋装修告知书 房屋装修登记一览表 临时动火许可证 施工人员登记表 施工人员出入证 装修情况检查表 违章装修整改通知单 装修停工通知单 装修整改告知书 报告单 （二）相关流程 业主房屋、车位交付流程图 房屋装修服务流程图 二、业户管理－维修、服务管理 （一）相关表单 房屋保修登记表 报修约修登记表 求助登记表 特约维修服务单 房屋设备设施施工单 特约服务单 服务质量回访单 常规合同一览表 房屋设备设施维修保养汇总表 （二）相关流程 特约维修服务流程图 特约服务流程图 求助服务流程图 业主房屋维修服务流程图(保修期内） 二、业户管理－意见、建议管理 （一）相关表单 投诉记录表 业主住用人投诉处理单 业主住用人意见征询表 顾客满意程度统计表 纠正和预防措施对策表 （二）相关流程 投诉处理流程图 业主住用人意见征询流程图 二、业户管理－费用收缴管理 相关表单 费用收缴通知 费用收缴通知单 费用催缴通知单 费用再次催缴通知单 电梯分摊楼层系数表 电梯能耗电费季度支出公布表 住户电梯能耗结算清单 年度电梯能耗电费汇总表 三、安全与应急管理 （一）相关表单 小区巡更情况登记表 大厦巡更情况登记表 来访人员登记表 非工作时间进出大楼人员登记表 物品出门单 大件物品出入登记表 业主住用人寄放物品登记表 小区机动车辆登记表 大厦机动车辆登记表 报警系统记录表 事件报告单 邮件登记表 保安日工作检查表 交接班记录表 信息联络处理单 部门日工作记录 （二）相关流程 保安服务流程图 应急突发事件处理流程图 四、保洁和绿化管理 （一）相关表单 绿化植物一览表 年度保洁项目计划表 小区环境日工作检查表 大厦环境日工作检查表 消杀服务记录表 消杀药品领用存登记表 年度绿化养护计划表 绿化养护记录表 盆栽植物放置登记表 盆栽植物调换一览表 部门日工作记录 （二）相关流程 环境保洁服务流程图 绿化养护管理流程图 五、共用部位、设施设备管理 （一）相关表单 设施设备一览表 设备台帐 设备卡 年度设施设备维修保养计划表 设备设施月保养工作计划实施表 设施设备保养记录单 设施设备报