公益讲座流程.doc

培训学校大型公益讲座组织流程 1、主题确定：******全国巡回大型公益讲座（**站） 2、时间确定： 年 月 日 点 分 3、活动前期准备 （1）活动前期宣传组织-----提前一个月 在当地主流报纸发布预热新闻至少一篇，标版内容按总部，地址等可稍加改动。县级可选择电视媒体以新闻或字幕等形式宣传 宣传单页制作：版式、数量、费用 入场券制作：（副券填写：学生年级，家长姓名，电话） 宣传渠道制定：公办学校推介、校园单页发放、广场单页发放、报刊软文的广告 单页发放人数确认 提前1个月进行资料的宣传发放 （2）物品的制作准备------提前一个周 （3）广告横幅的制作： 热烈欢迎金笔作文教育专家***老师来我市举行大型公益讲座 （4）会场四面标语的制作 中间横幅： ******年百场全国巡回大型公益讲座（**站） 两侧竖条幅： 会场四周：** 欢迎牌 （5）设施设备准备 音响、话筒的准备测试 现场灯光的测试 （6）物品准备 现场礼品的准备 现场签到薄、报名薄等物品的准备 现场授课教具的准备：根据授课讲师的要求具体确定 现场矿泉水等物品准备 资料袋：（可用扣式）宣传彩页，课程体系资料，课程资料，金笔作文近期开课课程表 给学生的纪念品（按各分校情况而定） 抽奖箱：（如果有抽奖环节） 财务：收据等，与报名相关的单据 药箱：创可帖，止泻药，枇杷膏，金嗓子喉宝 杂物：剪刀，刀子，胶带，双面胶，曲别针，大头针，钉书机，绳子，米尺， 空气清新剂，一次性纸杯 电器设备：插线板, 数码相机，数码摄像机，以及电池，饮水机（带水桶） 加注： 厕所文化（家长对孩子教育意义的小资料打印贴到厕所） （7）活动总负责人职责 协调组织的各个环节，制定活动组织前后的一对一责任人 对活动的进程进行监控，及时作出调整 到活动开始前一天，确定到场的总人数，学生数，家长数 活动邀请的领导嘉宾具体名单 确认活动邀请的报纸、电视、电台等采访人员 活动的进程控制及总结 活动前一天会场的布置检查及调试 活动前一天的彩排安排 总部人员及参会嘉宾的食宿安排 （8）主持人职责 整理流程的理顺及主持稿的确定 熟悉活动嘉宾的信息及称谓 活动的进程的适时控制 开场的破冰设计:跳舞或是游戏 结束后的引导报名环节设计 活动前检查会场的布置及教具的准备完备情况 （9）物品组职责 物品的准备清单：横幅、竖条幅、矿泉水、教具、奖品及活动需要的各类书籍教案等准备 会场物品的摆放及储藏 会中物品的安全 会后物品的回收 （10）会场布置组职责 会场的整体布置，横幅及欢迎辞的悬挂，会场入口及出口的合理设计控制 会场嘉宾的水牌的摆放 会场桌椅的摆放布置，达到活动的组织要求 舞台等灯光、音响的调试及控制 参与活动的学生或家长上台路线的设计 活动结束后的物品收拾及还原 （11）签到报名组 签到台及流程的组织 签到人员的合理安排 签到物品及礼品的准备 签到完成后第一时间将人员统计分类提交给活动总负责人 报名点的设立 报名簿及报名流程的准备 现场收费程序的设计及人员的安排 报名后发送资料的准备或是电话记录安排 报名后的后续物品收拾 （12）守门组职责 严格把控进场的人员，杜绝一切不利因素入场 活动开始前引导参加人员进场 活动进程中做到站立门口两旁，不能离岗，控制开门次数及频率 保持笑容，彬彬有礼，不卑不亢 活动结束时，打开会场门，立正门两侧，感谢参会人员 （13）录像摄像组职责 活动前准备好一切拍摄物品及用具，包括备用电池等 拍摄的主要体现会场整体效果，进场过程、讲座互动过程，发奖过程、现场热烈气氛等等 报名环节是拍摄的重点 活动如果有间歇，要及时关闭摄像设备，并妥善看护保管，避免出现碰倒或损坏 活动结束后，收拾并保管好所有的设备物品，并转交保管部门 （14）跑麦组职责 活动前测试音响及话筒音量，质量并跟主持人、老师沟通确认 活动中站立在合理的位置，在自己辐射的区域内要能第一时间把麦克蒂给发言者 检查自己的跑麦路线，杜绝出现绊倒或是堵塞的隐患 结束后把麦克及音响设备检查及收拾完毕，转交保管部门 说明 活动组织的原则是以岗定人，不是以人定岗 会场总负责人在整个活动期间，拥有绝对指挥决策权 每个工作组都要指定一名组长，实行一对一责任制 根据活动的时间进程，人员可以进行岗位变动，尤其在人员不是全部门满足的情况下，要适时调整。比如物品准备组成员，在物品到位后就可转化为守门或跑麦组 跑麦组可以兼职摄像拍照组，签到组在签到完成后可以守门或跑麦等等 4、活动会议组织 （1）会前会----提前一天进行 各岗位人员分工安排，并明确岗位职责 制定各岗位一对一责任人，包括岗位变动组别的一对一责任人 活动现场突发事件的紧急安排 确定物品到位时间，会场布置到位时间及彩排时间 确认老师及嘉宾到达时间 会场的对接人员确定，确定