第2章 批量证书制作精要.ppt

* 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * Word 软件应用 第2章 批量证书制作 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 学习目标 理解邮件合并的思想； 掌握利用邮件合并功能批量制作证书、邀请函等文档的方法。 目录 2.1实例简介 2.2实例制作 2.2.1邮件合并思想 2.2.2创建证书主文档 2.2.3准备数据源 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 2.2.5打印证书 2.3实例小结 2.4拓展练习 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 2.1实例简介 实例简介 很多单位、部门经常需要给不同的人颁发相同形式的证书，如毕业证书、荣誉证书、等级考试通过证书等，同一种证书上面的内容除了个人信息（如姓名、成绩、编号）等少数项目以外，其他内容格式都完全一样。如何快速正确制作这样大批量的证书呢？ 解决方案 利用Word中的“邮件合并”功能，可以将多种保存类型的数据源整合到Word文档中，用最省时省力的方法创建出目标文档。 2.1 实例简介 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 图2－1　批量制作证书效果图 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 2.2 实例制作 2.2.1邮件合并思想 2.2.2创建证书主文档 2.2.3准备数据源 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 2.2.5打印证书 2.2.1 邮件合并思想 “邮件合并”是在两个电子文档之间进行，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”。 例如，制作批量证书，证书的形式相同，只是其中有些内容不同。在邮件合并中，只要制作一份作为证书的“主文档”，它包括证书上共有的信息；另一份是包含若干领证人员信息的“数据源”；然后在主文档中加入变化的信息称为“合并域”的特殊指令，通过邮件合并功能，便可以生成若干份证书。 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 2.2.2 创建证书主文档 首先在word中制作一份证书主文档，它包括证书上共有的信息，完成后以“证书模板.docx”保存在D盘“邮件合并”文件夹中。(具体制作过程请参考教材第2章） 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 图2－2　证书模板 2.2.3准备数据源 “数据源”可以在“邮件合并分步向导” 的第3步【选取收件人】中通过键入新列表的方法来创建；也可以事先创建，比较常用的方法是事先准备好“数据源”，特别是当“数据源”比较多时犹显重要。 我们可以预先用Word表格、Excel工作簿、或者Access数据库来创建“数据源”，本例中利用Excel工作簿预先创建“证书名单信息.xlsx”作为“数据源”。“证书名单信息.xlsx”中的表格结构如图2－3所示。 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 2.2.3准备数据源 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 图2－3 “数据源”结构 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 操作方法： 创建或打开预先建好的主文档“证书模板.docx”，切换到【邮件】功能区。在【开始邮件合并】分组中单击【开始邮件合并】按钮，并在打开的菜单中选择【邮件合并分步向导】命令，如图2-4所示。在打开的“邮件合并”任务窗格中按其提示的6个步骤便可完成“邮件合并”操作。 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 图2－4 单击【邮件合并分步向导】命令 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * “邮件合并”的6个步骤： 第1步，选择文档类型，如图2-5所示。 图2－5 “选择文档类型” 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 第2步，选择开始文档 ，如图2－6所示。 图2－6 “选择开始文档” 2.2.4利用邮件合并功能生成批量证书 《office2010办公自动化高级应用实例教程》 * 第3步，选择收件人 ，本例采用打开数据源的方法来选择收件人 ，单击其中的【浏览】按钮 ，在弹出的“选择数据源”对话框中找到并打开数据源“证书名单信息.XLSX”，在“选择表格”对话框中选择证书名单信息所在工作表sheet1，单击【确定】按钮。此时在后台打开了数据源，并在使用现有列表的下面显示出数据源的名称，如图2－7所示。 说明：如果之前没事先准备好“数据源”，也可以在第3步中通过“键入新列表”来创建“