办公用品管理办法修订版.docx

浙江中亮电器有限公司内部资料 PAGE 2 行政管理部标准文件 版 次 第二版 文件标题 办公用品管理办法（修订版） 文件编号 签发部门 行政管理部 签发人 签发日期 目的 为规范各分公司及各部门办公用品的管理，在满足分部工作需要、保障各分公司及各部门各项业务稳健发展的同时，为杜绝办公用品的浪费现象，降低办公费用支出，特制定本管理办法。 范围 适用范围：中亮电器总部、下属各分公司、物流及售后（简称公司各部门） 发布范围：中亮电器总部、下属各分公司、物流及售后（简称公司各部门） 职责 行政管理部负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。 行政管理部负责购置办公用品的采购。 行政事务专员负责办公用品综合采购计划的申报、办公用品采购、保管、发放和费用核算等管理工作及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。 作业内容 管理原则 统一标准量化管理的原则。公司各部门办公用品品种具有相同性特点，再加上办公用品易购、易耗特性，为其进行量化管理提供了可能。 集中购买和分月领用的原则。由于办公用品价值低、品种多、使用部门分布范围广、计划性不强等特点，为了降低采购运作成本，获得价格优势可采用集中采购、分月领用的原则，即行政管理部事务专员集中批量采购，各使用部门按照规定按月领用。 部分耐用办公用品原则上不再增补，若破损、残旧需更换的实行以旧换新原则。 事务专员每月中旬以腾讯通方式公布各部门办公用品领用明细及金额，提醒各部门勿超预算。年底根据分公司及各部门领用情况，与部门预算进行对比，节省则给予部门奖励200元，反之则罚款200元。 领用要求 办公用品申购实行费用预算制度，各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制《办公用品申领单》（附表一）提报下月办公用品，部门负责人审批签字后报行政管理部。 行政事务专员在核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》(附表二)，经行政经理、财务预算主管、总经理批准后，在预算额度内统一购买、管理办公用品，办公用品购置实行定点采购管理。 各部门指定专人申领办公用品（各门店申报到分公司指定专员处汇总），办公用品领用必须由部门主管/经理签字后方可领用。 领用物品遵循以旧换新原则。若因无法继续使用需要报废，无法以旧换新的，必须由部门主管/经理批准后方可领用。 各部门指定人根据公司规定的《办公用品配发标准》进行申领（详见附表九）。 办公用品领用时间为每月1-3号，逢节假日顺延，其他时间不办理办公用品类领用业务。 办公用品的发放及领用 个人办公用品的发放 新入职的员工，由本部门负责人以及人力资源部签字后按照标准一次领用。具体标准为：文件夹三个、圆珠笔一支、中性笔一支，笔记本一本，以后按照规定按需领用。 个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》，经部门总监审核并签字后，交行政管理部审批同意，由事务专员负责办公用品的发放。（附件： 附表三《个人办公用品申领单》） 事务专员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写《个人物品领取登记表》。（附表四《个人物品领取登记表》） 部门办公用品的发放 剪刀、固体胶、橡皮擦、回形针、直尺、订书机、涂改液、美工刀按区域分配，每分公司办公区分配一套（至少两人一套）。 计算器除必备部门配备外同样按区域分配。 事务专员根据各部门已编制签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：附表五《部门办公用品领取登记表》） 会议期间办公用品管理规定 公司会议期间会务组按需填写《会务组用品申领单》，由会务组负责人审核签字后交行政经理审批同意后方可进行领用。（附表六《会务组用品申领单》） 事务专员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等等。以备核查。（附表七《会议期间物品领取登记表》） 办公用品购置 行政管理部事务专员根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并于月底完成。 事务专员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。 临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经行政部经理确认，总经理批准后购置。 管理要求 行政管理部设事务管理专人负责办公用品统计、采购、入库、分发、结算工作，采购和入库应分别由两个 人负责。办公用品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否相符，按手续验收入库， 登记上帐。凡质量不合格的办公用品不得接收，数量与送货单不符