档案管理制度暂拟.doc

档案管理制度 为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。 凡集团总公司各部门、下属公司（下称单位）具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司进行档案移交，集中管理，任何单位及个人不得据为己有。 公司档案实行统一领导，分级管理，分级查阅的原则。其中：一级管理是指总公司XXXX的统筹管理，由XXXX指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门档案管理工作，并将确定后的本部门专（兼）职档案管理人员名单报到XXXX备案。 公司档案管理工作的分散与集中。 与公司财务有关的资料由财务管理部保管(会计报表、账蒲、凭证、审计报告等)； 有关人事方面的资料，由人事行政管理中心人事专员保管（员工履历材料、劳工关系、奖惩材料等）； 公司执照及公章由专门专人保管（详见集团印章、证照管理明细表）； 其他方面的重要资料由XXXX直接归档保管。由公司对外签订的经济合同原则上公司应保留两份原件，财务管理部和XXXX部各保存一份，特殊情况只有一份原件时，由XXXX部保存原件，财务管理部保存复印件。 各部门向档案室移交档案时，应同时移交相关的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料的复印件等由各部门自行保管。 第五条.各部门向档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知XXXX部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，方可离职。 第六条.档案归档范围 凡是反映公司工作活动，具有备考利用价值的公文、图纸、合同、 资料、簿册、图标、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉事物等各类和各种载体档案均属归档范围。 公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文 件的签发稿、印本、重要文件的修改稿； 公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件； 3、公司及各部门的工作计划、总结、报告； 4、公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料； 5、公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料； 6、公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本； ?反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、贸易、证券、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等； 公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； 9、公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料； 公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等； ? 12、公司解决法律纠纷问题形成的文件材料； ? 第七条.档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理、不遗漏、不丢失、确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门会人员负责收集。 第八条.归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水盒复写纸书写。一般不得用复印件代替原件。 第九条.凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际情况需要留存复印件。如有特殊因业务处理需要，原稿须由经办部门保管的，应经XXX部经理同意后妥善保存，XXX部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后应及时送XXXX部归档并换回原复印件。 第十条.各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件，清晰、完整。 第十一条.为了避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案签收本，列明档案名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 第十二条.立卷应以部门为主，综合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。 第十三条.立卷时应编制好案卷目录，按文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备案表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固、无任何金属物。 第十四条.档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑等级、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管