档案管理制度修订.doc

档案管理制度 第一章 总 则 第一条 目的 为了加强公司各部门档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，对2010年12月13日下发的《档案管理制度》进行修订。 第二条 适用范围 本制度适用于河南新大新材料股份有限公司各部门。 第三条 职责 3.1 信息部负责本管理办法的宣传、贯彻、监督、执行、修订。 3.2 公司各部门负责人应重视本部门文件的资料与管理，明确资料管理员，协助档案室完成归档整理工作。 第二章 制度内容 第四条 归档范围 各部门 4.3.1 经营决策、计划工作、财务管理、产品销售、物资管理、经济责任制、考核、奖惩文件，市场信息和预测，商标及用户反映等文件。 4.3.2 各种合同、协议文件。 4.3.3 生产供应、经营销售、成本、企业改造等方面的统计报表及用户台帐等。 4.4 生产技术管理文件 4.4.1 生产管理：生产计划及其实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见，劳动工资等。 4.4.2 质量管理：质检报告、质量事故分析、获奖证书等。 4.4.3 标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件。 4.4.4 工业卫生和环境保护方面形成的文件。 4.5 企业产权文件 4.5.1 有关部门或单位关于公司的建立和产权界定的批准文件。 4.5.2 股权证明和清产核资工作中形成的各种文件资料。 4.5.3 企业资产产权变动中形成的各种文件资料。 4.6 产品文件 4.6.1 产品设计：产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书等。 4.6.2 产品制造工艺：技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。 4.6.3 产品检测和管理过程中形成的文件，名、优、特产品及获奖产品的有关文件。 4.7 科学技术研究文件 4.7.1 新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。 4.7.2 技术改造和革新文件、图纸。 4.7.3 中断和取得负结果项目的各种有参考价值的科研总结报告。 4.7.4 经审定发表的学术论文或著作。 4.8 基本建设工程文件 指工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸及房地产有关的文件。 4.9 设备仪器文件 4.9.1 购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。 4.9.2 自制设备仪器的设计图纸、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等。 4.9.3 设备台帐。 4.10 会计核算文件 4.10.1 会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行存款等 4.10.2 会计帐簿：日记帐、明细帐、总帐、固定财产卡片、移交清单、涉外帐簿等。 4.10.3 会计报表：财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表等。 4.11 声像档案文件 指公司各部门或个人在企业活动中形成的对企业有保存价值的录音、录像、照片、影片等文件。 第五条 归档时间 5.1 文书档案的归档在次年四月底前完成，其中合同文本除本部门自行保管一份复印件外，原件应当每月月初交至公司档案室存档。 5.2 科技档案资料的归档在单位工程、整体工程竣工后，新装机组投产后个月内归档周期长的可分阶段、单项归档。荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。声像档案在每次活动结束后整理归档。公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。 第六条 归档要求 6.1 应归档的文件、材料应由档案室收集齐全。 6.2 正文与底稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。　 6.3 归档文件材料注意：检查是否已加盖公章，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。 6.4 归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。（特别情况处理，如无原件） 6.5 凡是记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有参考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。 6.6 归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。 6.7 凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成顺序排列好。 6.8 档案制度规定该归档的档案，相关部门未交档案室归档的，要追究部门领导及相关人员责任。 6.9 文件材料归档时，应编制移交目录，在目录上签。密级划分及确定公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通。 绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主要包括： 公司股东会、董事会、监事会形成的会议记录； 公