档案管理实操标准.doc

档案管理实操标准 编制 运营管理中心 日期 2013.10.21 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 第一节 总 则 1．目的 为使龙湾地产（集团）档案管理工作更加标准化、规范化，根据龙湾地产现行档案管理作业指引要求，特补充档案实操过程中的要点解析，从而制定档案管理实操标准。 2．适用范围 本操作标准应用于集团总部及各城市公司的档案管理。 3．职责 3.1集团总部运营管理中心负责本操作标准的定期修订，并享有最终解释权。 3.2集团总部、城市公司的各职能部门负责每年12月31日前向公司内部档案管理部门进行档案移 3.3城市公司负责城市建设档案的档案馆移交，并符合当地档案馆的移交要求与标准，移交证明文件原件由城市公司的档案管理部门进行归档。 3.4城市公司工程管理部门在单位工程竣工验收备案结束后3个月内向物业管理公司、本公司内部档案管理部门进行城市建设档案的移交，按照《档案管理作业指引》中相关表单办理移交手续。 3.5城市公司工程管理部门负责收集、整理施工单位移交的工程文件，并符合档案馆及集团要求。 第二节 档案分类 文书档案的归类（F类） 1.1各职能部门发生的往来函件（工程类、设计类、招采类外部往来函件须移交归档，其他内部往来函件各部门自管，有效期2年）。 1.2人力行政部门：企业执照、许可证、其他资质证明；公司史志、大事记、固定资产审批验收资料、合同、企业文化；会议纪要、通知、检查工作的成果输出资料、各项规章管理制度等。 1.3营销、商业部门：产品策划方案、营销推广方案、销售价格、预售相关证件、销售报表、销售租赁合同等；CRM系统：客户信息资料、客户意见汇总、客户投诉资料等。 1.4各职能部门发生的合同文件。 2. 科学技术档案的分类 2.1基建文件（前期部门）（A1、A2、A3、A5、E1、E3、E4类）：市场调研、项目资源信息、投资分析、项目立项、可研、开竣工、验收。 2.2设计文件（A3、C2类）：规划设计方案成果、初步设计图及说明、正式施工图纸（电子版）、二次深化设计图纸（电子版）、设计封样材料签证或审批、设计咨询成果、设计合同价变更的设计变更等。 2.3成本采购文件（A4类）：招标文件（商务标与技术标）、招标答疑文件、评标报告、中标单位的投标文件（含资质及相关考察报告）、中标通知书、合同正本、目标成本报告、结算文件等。 2.4工程文件（C类）：甲供材料的现场签证文件、工程洽商的过程性材料。 3. 城市建设档案的归类 3.1工程资料（监理资料（B类）、施工资料（C类）、竣工图（D类）） 第四节 城市建设档案的组卷要求 城市建设档案是房地产企业档案管理的最重要组成部分，现针对龙湾地产集团的城市建设档案组卷规则做如下分类： 1.管理验收文件（资料类别C1、C2、C3、C8类）。 C2类包含：施工组织设计、施工方案。 2.监理文件（资料类别B类） 3.建筑与结构施工文件（一）、（二）、（三）… 隶属分部工程：01~04 ，资料类别：C2~C7。 C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。 4.建筑给排水及采暖施工文件（一）、（二）、（三）… 隶属分部工程：05 ，资料类别：C2~C7。 C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。 5.建筑电气工程施工文件（一）、（二）、（三）… 隶属分部工程：06 ，资料类别：C2~C7。 C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。 6.智能建筑施工文件（一）、（二）、（三）… 隶属分部工程：07 ，资料类别：C2~C7。 C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。 7.通风与空调施工文件（一）、（二）、（三）… 隶属分部工程：08 ，资料类别：C2~C7。 C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。 8.电梯工程施工文件（一）、（二）、（三）… 隶属分部工程：09 ，资料类别：C2~C7。 C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。 9.竣工图（D类） 建筑竣工图；结构竣工图；钢结构竣工图；幕墙竣工图；室内装饰竣工图；建筑给排水及采暖竣工图；建筑电气竣工图；智能建筑竣工图；通风与空调竣工图；室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图；室外道路、园林绿化、花坛、喷泉等竣工图。 有二次深化设计图纸的专项工程（如门窗等），按照竣工图要求进行组卷、归档。