精品甲供材料设备采购及管理工作程序.doc

甲控材料(设备)采购管理流程 1.目的： 1.1确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。 1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。 1.3严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。 2.范围：新建项目工程承包合同中所指定的甲购（含甲指乙购）材料与设备。 3.职责： 3.1工程技术部从建筑设计角度考虑，提出采购材料与设备在美观及使用功能等方面的要求，并提供材料与设备清单及验收规范。 3.2 工程技术部依据进度要求提前编制甲购材料采购计划，属甲指乙购的材料在确定材料规格、型号后由成本合约部在招标文件及合同中进行约定。 3.3成本合约部负责材料（设备）采购资料准备，依据批准的采购计划组织实施。 3.4工程技术部组织成本合约部、监理公司（必要时邀请设计方）等进行材料验收，并检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。 3.5成本合约部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。 3.6 工程技术部负责材料进场及使用过程中的协调与管理。 4.程序： 步 骤 说 明 责 任 人 输 出 1 材料供应选择 1.1 成本合约部负责公司材料信息库的建立，并随设计的深入不断改进和完善； 1.2成本合约部组织工程技术部，综合设计要求、成本控制、合同管理及现场施工管理，编制《甲购材料清单》，《甲指乙购材料清单》，报领导批准； 1.3 成本合约部定期收集材料价格信息，填写相关信息表，并分析价格走势； 1.4 依据工程技术部提供的材料（设备）的技术、功能要求，编制入围供应商考察名单，并组织考察、汇总意见，报领导批准后形成《合格供应商清单》 成本合约部 工程技术部 《甲购材料清单》 《甲指乙购材料清单》 《供应商考察记录》 《合格供应商清单》 2采购计划 2.1 工程技术部依据进度要求，编制《材料（设备）进场计划》； 2.2 成本合约部依据《材料（设备）进场计划》，综合考虑材料（设备）供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料（设备）采购实施计划》，报领导批准； 成本合约部 工程技术部 《材料（设备）进场计划》 《材料（设备）采购实施计划》 3 合同 3.1 需公开招标的材料和设备，成本合约部按公司《招投标管理流程》执行； 3.2 不需要公开招标的，由成本合约部按批准的《合格供应商清单》，邀请三至五家单位来投标，并封存各家单位的样品，做好标识； 3.3 成本合约部负责甲购材料采购合同准备及初步洽谈，工程技术部从技术、供货时间、质量控制等角度参与合同谈判，经领导批准后办理合同签订手续； 3.4 属于甲指乙购的材料，由成本合约部在承包单位的合同中进行明确； 3.5 成本合约部在进行材料采购时须预留不少于15天合同审批时间及15天合同洽谈时间； 成本合约部 工程技术部 合同 4采购 4.1 合同签订后，材料采购员按合同进行跟踪，协调并确保材料（设备）供应时间符合要求； 4.2 材料（设备）采购属一次签订合同，分批供货的，由材料采购员按批准的《材料进场计划》向供货方下达供货通知单（不包括甲指乙购类） 4.3 因公司内部环节影响材料供应商的交货及交货时间，材料采购专员及时书面通知供货方，以减少可能发生的混乱与扯皮； 成本合约部 工程技术部 5进场 5.1甲购材料进场之前，工程技术部提前协调、落实进场条件（含道路、堆场或仓库）； 5.2 甲指乙购的材料进场由采购方自行负责； 5.3 材料采购员负责与甲购材料（设备）供货方协调，确保材料移交之前的成本保护及防盗； 工程技术部 材料采购专员 供货商 6验收 6.1甲购材料进场后，由材料供应商填写材料验收申请单（含质量保证资料），报工程技术部组织验收； 6.2 甲指乙购材料进场后，由承包单位填写材料验收申请单，报监理公司，由监理公司组织相关人员参与验收； 6.3 工程技术部、成本合约部（若需要可邀请设计单位参加）依据公司《材料验收实施细则》进行材料验收； 6.4 材料采购专员负责收集材料（设备）所有质量保证资料，并协调供货商顺利完成材料（设备）的验收。 工程技术部 成本合约部 供货方 施工方 监理单位 《材料（设备）验收申请单》 《材料（设备）验收记录》 7出入库 7.1工程技术部负责及时协调已验收合格甲购材料（设备）的入库或移交；材料采购员及时办理登记入库或移交手续； 7.2 凡不能一次性移交施工方的材料（设备），材料采购专员负责办理入库手续； 7.3 施工方凭工程技术部批准的《甲购材料领用申请》到材料采购员处办理出库手续； 7.4 材料采购员依据材料（设备）使用情况进行统计、分析，填写《甲供材料（设备）统计表》 工程技术部 成本合约部 施工方 《材料（设备）入库登记表》 《材料（设备