Access2003︰3.2、编辑数据.ppt

3.2 编辑数据 3.2.1 添加新记录 在关系数据库中，一个数据表被称为一个二维表，一个二维表的一行称之为一个记录，添加新记录也就是在表的末端增加新的一行。在Access 2003数据表中添加新记录，可以采用的操作方法有4种。 3.2.1 添加新记录 1．直接添加 直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，该行行首的原标志为“”。然后，在当前记录中键入所需添加的数据，即完成了增加一个新记录的操作。 2．应用“记录指示器”按钮 单击“记录指示器”上的“增加新记录”按钮“”，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 3．应用工具栏按钮 单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮“”，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 3.2.2 删除记录 当数据表中的一些数据记录不再有用时，可以从表中删除它们，这称为删除记录。 首先，必须选中需要删除的那些记录（这些记录必须是连续的，否则，只能分为几次删除）。可以点上欲删除的首记录最左端的记录标志拖曳至欲删除的尾记录最左端的记录标志处放开鼠标左键；也可以单击欲删除的首记录最左端的记录标志，然后再按住键盘上的“Shift”键并单击尾记录最左端的记录标志。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。 删除确认对话框 接着，可以有三种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮“”；或在欲删除记录的记录标志区内单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击【删除记录】；或按下键盘上的“Delete”键。 不论采用哪一种删除记录的方法，Access 2003都会弹出一个删除确认对话框，如图3-5所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮“”，即完成了记录数据的删除操作。 3.2.3 修改数据 如果需要修改数据表中的数据，也可以进入数据表视图进行操作。 1．一般字段中的数据修改 Access 2003数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，就可以修改光标所在处的数据。在任一个表格单元中，修改数据的操作如同在文本编辑器中编辑字符的操作。 2．显示控件设置为组合框的字段数据修改 在数据表对象中，可能会存在一些字段的“显示控件”属性设置成为“组合框”，这是为了输入数据时的便捷与准确。在修改这样的字段数据时，不应该直接输入数据，而应该在组合框中选取数据，以保证数据的完整性。 例如，在图示的“柜存数据记录”数据表视图中，如果需要将图示当前记录的“上柜人”字段数据“李倩如”修改为“张大宏”。应该单击“上柜人”字段右侧的组合框按钮，然后从列表中选取数据，而不应该直接输入数据。如此，方可保证数据的完整性。 修改具有组合框属性的字段数据 3.2.4 复制与粘贴数据 如同在Excel电子表格软件中一样，Access 2003可以在数据表视图中复制或移动字段数据。为了复制字段数据，首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击菜单栏上的【编辑】|【复制】（或单击工具栏上的复制工具按钮“”）；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击【编辑】|【粘贴】（或单击工具栏上的粘贴工具按钮“”），即完成了字段数据的复制操作。对于移动字段数据，其差别仅在于第二步操作：应单击【编辑】|【剪切】（或单击工具栏上的剪切工具按钮“”）。 3.2.5 查找、查找并替换数据 1．查找字段数据 数据表中存储着大量的数据，在如此庞大的数据集合中查找某一特定数据记录，没有合适的方法是行不通的。Access 2003提供了字段数据查找功能，可以借助Access 2003提供的查找功能来实现快速查找，从而避免靠操纵数据表在屏幕上下滚动来实现数据查找操作。 在数据表视图中，首先选取需要查找的数据所在的字段，然后单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上的查找工具按钮“”，即可弹出“查找和替换”对话框。 “查找和替换”对话框（“查找”卡） 例如，在图3-6所示的“柜存数据记录”数据表视图中，当前字段为“上柜人”字段，这时单击工具栏上的查找工具按钮，即可弹出“查找和替换”对话框如图所示。 2．查找并替换字段数据 时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换字段数据”功能。单击菜单栏上的【编辑】|【替换】，或在图3-7所示对话框中单击“替换”卡片，即可弹出“查找和替换”对话框如图3-8所示。 3.2.6 在“零售商店管理信息系统”数据库填写模拟数据 “零售商店管理信息系统”数据库中的六个表都是相互关联的，三个辅助表“供货商名单”、“收货人员名单”、“售货人员名单”中的数据分别构成三个基础数据表中“供货商”字段、“收货人员”字段、“上柜人”字段和“营业员”字段、“销售人员”字段的数据源。因此，需先填写三个