Access教程第六章.ppt

第6章 建立报表 数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过它们可以打印比较简单的信息，要打印数据库中的数据，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有选择地将数据输出，从中检索有用信息。Access 2003报表的功能非常强大，也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。 本章要点 6.1 创 建 报 表 6.2 编辑和打印报表 习题 6 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 　 图6-2-2　没有分组的报表 图6-2-3　有分组的报表 3．插入新的分组或排序 在已经设置了分组的报表中，如果需要插入新的分组或排序字段，可以按下面的步骤操作。 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。 （3）单击空白行中的“字段/表达式”单元格，单击出现的向下箭头符号可以调出它的下拉列表框，从中选择要排序的字段或键入一个新的表达式。在“排序次序”下拉列表框选择“升序”还是“降序”。 （4） 如果要改变排序的次序，单击要改变次序的字段的行选定器，用鼠标拖曳到新的位置。 设置完成后关闭“排序与分组”对话框。 4．删除排序或分组的字段或表达式 如果要取消报表中的某项排序或分组，可以按下面的步骤操作。 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。 （3）单击要删除的字段或表达式的行选定器，按Delete键，弹出提示对话框，如图6-2-4所示。 图6-2-4　要求确认删除分组和排序 （4）单击“是”按钮确定。 6.2.2　在报表中计算 在报表中有时要对某个指定的字段进行统计汇总，Access中提供了两种实现这个目的的方法，一种是在相应的表中加入字段，另一种是在报表输出打印时进行统计汇总。其中第二种方法得到广泛应用。 1．在报表中添加计算控件 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具箱中要作为计算控件的按钮，单击设计视图中要旋转控件的位置。 （3）如果计算控件是文本框，直接输入以“＝”开始的表达式。图6-2-5　在“控件来源”文本框中输入表达式 （4）如果计算控件不是文本框，则应该打开该控件的“属性”对话框，如图6-2-5所示，单击“数据”选项卡，在“控件来源”文本框中输入表达式。 （5）修改新控件的标签名称，将报表保存。 图6-2-5　在“控件来源”文本框中输入表达式 2．在报表中计算记录的总计或平均值 在报表中计算记录的总计或平均值的具体操作步骤如下。 （1）打开报表的设计视图。 （2）如果要计算一组记录的总计或平均值，则可以将文本框添加到组页眉或组页脚中，如果要计算报表所有字段的总计或平均值，则可以将文本框添加到报表页眉