20150515运单签字管理规范.docx

运单签字管理规范制度编号XHYT-YY-001版本编号1.0生效日期2015年5月15日密级程度■秘密□机密□绝密应知应会部门/区域岗位地区各部门地区总经理、全网各营业部物流事业部运营部拟稿物流事业部综合中心审核高坤签发王玉涛目的为规避营业部在开票过程中，因客户未核对运单以及运单上签字或签字不规范引起的纠纷，特制定此办法。实施对象全网各营业部全网运单签字类型运单根据用途分为寄件单据和派件单据两类。运单签字要求寄件单签字要求操作员（综合文员）在录单时做到认真、仔细，重要字段（例：收发货人姓名、电话、代收款金额、银行帐户等）需仔细与发货人核对；寄件运单录入完毕，寄件联打印完毕后，交客户进行核对；核对无误后，交发货人签字，提醒客户使用正楷字体在寄件运单存根联签署本人姓名（与身份证姓名相同），要求清晰可见；确定客户使用正楷字体在寄件运单签署本人姓名后，将寄件运单交给发货人，并礼貌道别。派件单签字要求派件运单分为自取运单和派送运单；客户自取签收营业部在货物到达后2小时内做预约通知；通知客户时，需告知取货人携带本人有效证件、取货地址、联系方式、到付款金额等；客户到营业部提货需出示有效证件提货(身份证、驾照、军官证等)；将证件信息录入营运核心系统中，收取款项，打印派件运单；提醒客户使用正楷字体在派件运单存根联签署本人姓名（与身份证姓名相同），要求清晰可见；客户签字后，将派件联交给客户，将派件存根联保存好；对于拒绝出示或不能出示有效证件的客户，营业部不得将货物交付给取货人，否则产生的责任由营业部自行承担。非收货人本人代收货时，需查看代收人证件，核对完身份后提醒客户使用正楷字体在派件单存根联签署本人姓名（与身份证姓名相同）及证件号、 联系方式，要求清晰可见；收派员派件时签字要求收派员见到客户时须主动、热情的与客户打招呼；核对收货人身份（姓名、电话、身份证）；确保运单录入的收货人或收货人指定的代收人签收；非收货人本人签收时需查看代收人证件，核对完身份后提醒客户使用正楷字体在派件单存根联签署本人姓名（与身份证姓名相同）及证件号、 联系方式，要求清晰可见；签收完毕后，收派员将派件联交收货客户，将派件存根联保存好后与客户礼貌道别；每日综合文员负责检查收派员交回派件存根联填写的签收信息是否符合要求；如不符合要求，收派员需重新找收件人补签；重新补签时间自派送之日起24小时有效。特殊要求自取时，对于其它人员代收方客户取货情况，办理人员在为客户办理业务时，必须查看代办人信息并与收货客户核实，核实无误后要求代理人在运单上签署本人姓名（与身份证姓名相同）、联系方式，核实有异常时不得对代办人放货，否则产生的责任由营业部自行承担；收派员派送时，对于其他人员代收方客户签收货物情况，收派员应与收货人核实一下代取人信息，核对无误后方可将货物交给代取货人；如核对有异常，营业部不得将货物交付给取货人，否则产生的责任由营业部自行承担。运单保管要求：运单保管分为：寄件运单保管、派件存根联保管寄件运单保管要求：营业部开单完毕提醒客户保管好寄件联，避免出现异常；派件存根联保管要求：时间：派件存根联属于财务凭证，派件存根联营业部保存时间为1年；方式：综合文员将营业部每天处理的派件存根联使用皮筋捆扎，以月为单位使用纤袋或纸箱封存放置部门仓库以备调用查验，仓管员每日清仓时需核查防止破损遗失。检查要求财务部审核会计、高级经理每次出差时，必须对营业部最近两周的派件运单存根联签字情况进行抽查。针对未签字的票据拍照取证，统一带回运营部，由运营部通报全网；西安各营业部经理现场监督营业员提醒客户签字情况；外埠各营业部每日下班前必须检查派件存根联签字情况，对不合格的存根联要求收派员重新找收件人补签。责任界定寄件运单为录单员工工号为准；派件运单自取以收款员工工号为准；派件运单派送以收派员员工工号为准；处罚办法在营业部运单签字情况随机检查过程中，发现运单未签字的处罚责任人10元/次，责任经理连带10元/次。因运单未签字、签字不规范或伪造客户签字原因，导致与客户产生的一切纠纷由责任人承担。伪造客户签字的责任人，按照公司人品舞弊处理。执行日期 此规定自发文之日起执行！