工作的统筹安排.ppt

在许多管理文章中介绍过下面这样一张图，并描述如何按照工作的紧急程度与重要性来合理的安排我们的工作。在图中所示的坐标，横坐标为工作的时间紧迫程度，越向右，时间的紧迫性越高，可用的时间也就越少；纵坐标则为工作的重要性，越向上，工作的重要性越高，对未来的影响越大，影响的面越大，影响的人越多。 当然这张图的画法很多，但基本上意思是一致的。现就该图形，谈谈一些想法与认识。图中分成红、黄、绿、蓝四个区域。在实际工作中，所有的事情都可以放到以上四个区域中。红色指既紧急又重要的事，黄色代表紧急而不太重要的事；绿色代表不太紧急但重要的事；而蓝色代表既不太紧急也不太重要的事。 这个管理思想是想要说明的是，对我们自己日常工作安排时，如何安排工作的优先级。有人可能按照：1234，也有人可能按照1243，有人是1423，甚至于有人3421。不论采用那种顺序，最多在这里也就是16种。 选择哪种顺序我觉得并不是最重要的，关键是看我们把什么工作放到哪个区域中。其实我们在实际工作中，可能没有刻意去划分什么重要性，但却在不知不觉中按照某个规律去安排我们的工作先后顺序。如果有这个习惯，我想只要再重新认识一下我们安排的合理性就可以了。最怕的是，做事从来就不分主次，抓到就做，一个做完了再做下一个。这种情况还算不错，更糟的是，一件事没做完，就去做另一件，最后一样事也做不好。 要利用该图形，首先应该认识什么是重要工作。何为重要工作？重要工作应该是对企业、部门或个人的工作产生深远影响的一类工作，在短时间内该工作并没有明显的影响。某种程度上讲，重要工作对管理人员而言，实际上指对规划的结果产生直接影响的重要因素。因此工作的重要性，虽然是我们主观认定的，但从以上概念上来讲，也是可以识别的。其实我们在工作之前，首先要做的，就是搞清我们的工作目标。只有围绕工作目标的实现的工作，才是有效的工作，才是真正重要的工作。 针对我们公司的实际情况，我跟车间的技术人员聊天时，就谈到一个对比，“凝汽器端差偏低”与“发电机定子漏水”，你更关注哪一个。当然是发电机定子漏水，如果不处理，可能造成几十万到上百万的损失。不错，情况确实是这样，换一个定子线圈，最快也得八九天。造成的损失也不小。但前者呢？因为这种影响一时间不明显，因此没有多少人来关心他。作为技术人员，如果不把这个事情放在心，就没有人会去管，可能一直要到下一次大修。端差每相差一度，接近煤耗3克，四年造成的损失，可能也不是个小数字吧？还有如，“阀门的内漏”与“偶合器渗油”，因为后者涉及到考核，一个渗漏点就是多少钱，因此无论如何，我们也要想办法处理，甚至不惜代价的返厂处理。但因为内漏很难查，外表又看不出来，所以就可以放一放，但我们专业技术人员却很清楚，这中间造成的损失有多大。再 如，“控制机组启动时间”与“按规程操作”，虽然在短时间内，缩短了启动时间，减少了燃油、启动的汽耗等，但长期讲，因为机组在短时间内受到的热反应太大，对金属的寿命成了很大的影响，原来机组可能服务30年，结果现在只能服务25年，但这要到几十年之后才能看到，而且过了很长时间以后，也无法说清就是哪一次启停过程产生的影响。 所以说，重要，实际上是基于长远利益与眼前利益相比较而言。重要而不紧急的事，要有计划的去做，不论工作如何紧张，都要抽出时间来做。经过一段时间，就会逐渐减少重要而紧急的事了。 我们总是以这样那样的借口，逃避去做这些一时间看不到效果的工作。有句老话，“前人栽树，后人乘凉”。这句话可能有很多理解，但在这里应该看到的，前人做了一件很重要，但当事不紧急的事。 何为紧急工作？是指对工作的时间要求比较严格，而且时间上相对很紧张的工作。时间长短并不是关键，而关键是对时间的要求比较严格。也许一件工作，给你两天，可能感觉很宽松，而另一件工作给你两个月，却感觉时间太紧张一样。这是与很多因素相关的。但紧急工作都是指那些时间要求严格而且较紧的工作。 只有搞清楚重要工作与紧急工作的概念，我们才能把手中的工作放到图中相应的区域，然后按照我们自己认定的顺序来做。我们这里强调是自己认定的顺序，而不是固定的什么顺序，这是有原因的。 ——紧急的不一定是重要的 紧急的工作不一定就是重要的工作。不重要而紧急的事，现在看起来不得了，需要立即就做，过一段时间以后，回过头来一看，其实也没什么了不得的，完全没有必要那么紧张。现在很多人有手机，而且是二十四小时不关机，感觉关机就会影响到工作，哪怕是开会、培训等场所，也是如此。我想，手机出现也只是近几年的事，在有手机以前，人们工作、学习生活了多年，也有各种各样的事情发生，但仍然能处理得很好。可能更多的事情，并不如我们想的那么紧张。 ——不紧急不代表不重要 紧急的工作，当然要先做，不做不行呀！如送风机