2.会务工作.ppt

1994年12月8日，在新疆克拉玛依市友谊馆内，有7所中学、8所小学的学生和教师，正在汇报演出，参加人数共796人。演出开始后，舞台上方7号光柱灯突然烤燃了附近的纱幕，接着引燃了大幕。顷刻间，电线短路，灯光熄灭，剧场里一片黑暗。谁也没有料想到火灾来得这么快，这么猛烈。浓烟中，教师们嘶哑地叫喊着，组织学生们逃生。馆内的8个安全门，只有1个门是开着的。死亡：325人，其中学生288人。 订购回程票 打印、分发会议代表通讯录 拍摄会议集体照 旅游、考察陪同 餐饮服务（自助餐、工作餐、宴会） 注意：中西结合、尊重民族和国家习惯、考虑特殊要求（清真、素食、软食、忌食、病号餐等） 宴会程序：迎宾、入场、宣布宴会开始、介绍主要来宾、致辞、祝酒、散宴和送别 会议进行阶段的会务工作-生活服务 (1)会务秘书人员提前到达会场，反复检查会场准备情况; (2)搞好会议签到、材料分发; (3)落实主席台领导、发言人是否到齐; (4)按预定方案组织陆续到达会场的与会人员就座; (5)维持好会场秩序; (6)做好会议记录，写好会议简报; (7)安排好会议现场的照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念; (8)按需要为与会者准备离开会场的交通工具. 总结：开会期间会务工作的内容 送别与会人员 结清费用，发放回程票、安排送站，会议滞留人员安排 会场善后 清理会场、归还物品、结算会议开支 整理会议材料、归档 整理分发及回收材料，形成大会决议、简报或纪要，撰写会议总结，汇报会议召开情况， 汇编材料、分类、立卷、归档。 总结与反馈 --检查预案所指定的各项会务是否准确到位，有误遗漏与重复； --检查会务机构之间、部门之间及其与相关单位、部门的协调状况； --检查会务工作人员的工作质量 --总结进一步提高会议效率与效益的方法。 会议结束阶段的会务工作 (1)印发会议简报和快报; (2)印发会议纪要和会议决定事项通知; (3)按需要回收会议文件; (4)会议文件立卷; (5)汇编会议文件; (6)总结会议工作. 总结：会后会务工作的内容 主要内容 2.1 会议概述（概念、作用、类型） 2.2 会议的基本要素 2.3 会议的类型 2.4 会务工作 2.4.1 会务工作概述 2.4.2 筹备阶段会务工作 2.4.3 会议阶段会务工作 2.4.4 结束阶段会务工作 2.5 会议控制 (1)精简会议，把好会议审批关 (2)控制会议规模：尽量保证每个与会者有任务或利益相关 (3)控制会议时间：提供必要的会前信息，减少会上解释时间 (4)控制讨论过程：科学设计议程顺序 (5)为决策型会议做好充分准备 --与会人员明确会议目的 --明确会议决策方法 --专家观点、相关信息收集与分发，提前分发与会人员 --引导决策过程 （与会者陈述意见—重申、总结各位意见—找出共识及内在联系-确立决策的执行步骤、各自职责） （6）当好主持人 （7）节约会议经费 做好会议控制，提高会议质量 会议决策方法对比 决策方式 优点 缺点 多数票决策法 在短时间作出决定； 较为公平。 与会人员受形式所迫或随波逐流； 失利一方认为自己的声音没有被倾听； 决定难以得到所有与会者认同。 会议一致通过决策法 紧急情况不用 领导个人负责时不用 便于与会人员完全理解决策含义及其实际应用情况； 征得各方面认同的机会更高 很难达到全体一致同意； 花费更多时间； 如果决策无法达成，就必须调整方案。 领导决策法 最快决策 利于与会人员和各方面接受 与会者认为未被重视； 与会人员未必真心实意接受。 当好主持人 一开始树立主持人的威信 按时开会、简单介绍会议主题、制定（回顾）会议基本原则 熟练主持 严格按议程表主持，不要跑题，不要拖延时间 确保每人的讲话得到倾听 --我们有没有落掉什么内容？ --关注一直保持沉默者 --人多时分组交流 --留足思考决策时间 --安排唱反调人用，激发讨论热情 使会议紧紧围绕议题 强调领导身份 检验一个人是否具备某种职业才能，就是看他是否热爱其中包含的枯燥劳动。 会议组织与服务、事务性工作 主要内容 2.1 会议概述（概念、作用、类型） 2.2 会议的基本要素 2.3 会议的类型 2.4 会务工作 2.4.1 会务工作概述 2.4.2 筹备阶段会务工作 2.4.3 会议阶段会务工作 2