文控工作流程.doc

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文控工作流程

收文类 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来文件(含图纸、客诉等)处理流程 图纸: 1、由相应部门转来后,将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》,并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。 3、之后追索图纸转换情况,发放图纸。 客诉: 1、由市场部转来后,将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质其他”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》,并将投诉以电子档或纸质方式(有时是实物)发送给客服处。 3、之后追索客诉解决情况,完成后填写完整“品质其他”工作表。 注:有时客诉涉及RD等其他部门,据情况找相应人签名并复印给负责人。 外来文件(行政等)处理流程 行政来文: 1、接受到后,在《外来文登记》中记录,并让转交人签名。 2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。 3、纸质文件存放至相应档案盒。 注:相应文件由对应分管总监审阅,具体划分参见其职能明细。 发文类 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 发文(含红头文件、通知等)处理流程 发文: 打印出草稿,粘贴上文件处理笺,相应领导签字确认后,打出,盖行政章 注:相应文件由对应分管总监审阅,具体划分参见其职能明细。 文件编制、更改、销毁 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文件编制流程 体系文件: 1、收电子档标准化后,打印交于责任部门,让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后,复印一份,原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章(右上角45度倾斜),交于责任部门。 4、《文件发放记录》上登记签名。 文件更改流程 体系文件变更处理: 1、变更部门领取《文件更改申请》,并按要求填写完整、批准后交于文控,文控标准化变更文件,打印交于变更部门,让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后,复印一份,原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章(右上角45度倾斜),交于责任部门并回收旧版文件。 4、《文件发放记录》上登记签名。《文件作废通知》填写 5、将此次情况登记在《作废文件清单》中。 文件销毁流程 销毁: 填写《文件销毁申请》,相应负责人确认后,进行碎纸或火烧处理 证照印章协议荣誉(贵重物品)类管理 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 外来其他(荣誉、证书、协议、专利等)处理流程 1、接受后,在《外来文登记》中签名登记 2、复印及扫描(协议除外)。原件及复印件存入相应档案盒中。 3、记录此次情况。 证照印章(贵重物品)借用流程 1、借出部门填写《证照外借记录》,经过确认批准后,交于使用,归还后确认签名 2、摄像器材类使用填写《借出财产登记》,归还后确认签名 3、印章使用填写《使用印章登记薄》,对应领导批准后予以盖章 注:1、原则上要求必须签完,若总经理或领导不在又急需情况,电话联系确认,事后补签 2、印章每日注意锁入柜或抽屉中 其他 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 会议 注:《会议签到表》、《会议记录》、《会议纪要》三份订起,存入会议文件盒 大事记载 及时记载公司大事,包含公司活动、政要来访、客户来访等,其照片影像存入 通讯录更新 每月更新一次

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