第四章 会展运作基本流程.ppt

第三章 会展运作基本流程 本章的基本内容 展览会的工作流程总体上可分为展前工作、展期工作、展后工作三个阶段。 会议运作流程包括会前工作、会中工作、会后工作三个阶段。 每个阶段有各自特定的活动内容和基本要求；而且每个阶段之间存在着内在的衔接和联系。 在会展项目的策划过程中，要统筹考虑，不能仅从某一个阶段的工作出发考虑问题。 一、展览会运作的基本流程 （一）展前工作 展前工作主要包括市场调研、拟定方案、成立筹备班子、落实展出场地、广告宣传、招展、招商、展品运输、布展、预展等环节。 1、市场调研 展览项目的选定及论证（可行分析）；市场分析（市场潜力、观众心理、同行情况）；对自身情况的评估（组织者影响力分析、自身实力、城市环境状况等）等； 以广州中小企业博览会的举办为例说明： 2、拟定方案 拟定的会展方案应包括以下内容： 展览会的名称；举办该展览会的目的； 主办者；承办者；协办者、赞助者、支持者； 展览日期及地点；展览会使用场地日期，如布展期、撤展期等； 展览内容；展览性质（综合、贸易、批发或零售等）； 观众性质和入场方式； 展位数；展出面积；展出规模等。 3、成立筹备班子 4、落实展出场地 组织者与场馆方签定场地租赁协议：内容包括： 场地使用的时间、面积； 基本设施要求：照明、水、电、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等； 展场服务：保洁、保安等； 注意事项：安全设施及要求 及其他细则 5、广告宣传 宣传媒体的确定：电视、报纸（专业性刊物等）、网络及其他等； 广告宣传的方式：时间；新闻报道；记者招待会、发函或联络等； 广告费用： 6、招展 招展工作就是招揽参展者（数量、质量），这是展览筹备阶段的关键性工作。 （1）建立目标参展商数据库，寻找目标客商；87页 （2）制作招展说明书，同时注明参展商资格； （3）开展招展宣传。方式：宣传和联络； （4）突出重点，有选择地邀请一些有价值的参展商。 7、招商 招商工作就是组织展览会目标观众。 有计划地招徕目标观众。 8、展品运输 展品运输是指展品从参展企业所在地转移到展览现场，展览结束后再从展出地运回的过程。 9、布展 布展是指参展商进入展览区域为自己的展位进行布置和准备的过程。 展台的设计： 参展商、展馆、承包商、组织者之间的关系。 10、预展 （二）展期工作 展出期间的工作主要包括举行开幕式、展台管理、后勤服务、处置突发事件等。 1、举行开幕式 目的是为了制造气氛，扩大影响。 注意事项：开幕式的前期准备工作；开幕式的现场安排；会后工作； 确定人员；设备。 开幕式的顺序： 服务内容： 2、展台管理 组织者在展览期间的展台管理工作： 参展商的展台管理： 3、后勤服务 （1）交通秩序的维护； （2）饮食服务； （3）保洁服务； （4）安全服务； 4、处置突发事件 （1）火灾防范： （2）紧急医疗： （3）防盗窃： （4）防“闹展”： （三）展后工作 1、撤展 撤展是指展览闭幕后的展品、展具的处理工作，主要包括展品处理、展架拆除、道具退还等环节； 组织者：提供后续服务、交还场地、评估总结、宣传报道等； 承办者： 参展商； 2、后续工作 （1）致谢：电话、发函、宴请等； （2）回复、提供材料： （3）准备下一届展出： 3、评估总结 展览组织者： 参展商： 4、宣传报道 二、会议运作的基本流程 （一）会前工作 1、拟定会议方案 （1）确定会议议题和名称： （2）确定会议时间：时机；长短；类型；注意事项。 （3）确定会址：重要会议的召开的会址要考虑政治、经济和环境等因素； （4）确定出席人员的名单： 会议主持人；会议嘉宾；会议出席人员；会议列席人员等； （5）确定会议议程与日程： 时间、地点、责任人、内容、方式、活动步骤及注意事项等。 2、制发会议通知 内容包括： 会议名称、主办者、参会对象 会议时间、会议地点 会议内容 相关事项（会务费、论文提交） 参会要求 联络信息以及回执或报名表 会议通知的种类及发放方式：重要人物要重点对待 3、组织报名 承办者根据回执、报名表寄回的情况，预计会议规模，准备会议场馆； 接站、安排住宿、预订回程票等。 4、预算和筹集会议经费 5、印制会议文件和证件 会议文件： 主旨文书（开幕词、闭幕词、主持人讲话、大会报告、领导讲话等）； 事务文书（会议通知、会议细则、日程安排等）； 议案文书（议案和议案说明书）； 决议文书（会议决议、公报）等等。 6、布置会场 设置会标、会徽、台幕、标语、主席台布置、与会者座席摆放、桌签与座签摆放等。 （1）设计和安排会场座位格局 （2）排定会议座次 职务排座法： 身份排座法：主宾之间； 顺序排座法：姓氏笔划排定座次 策略排座法：自由择座法 7、会前检查 （二）会中工作 1、会议报到 组织接站；安排住宿；报到 2、会场