如何进行高效会议组织与管理讲稿.ppt

如何进行高效会议的组织与管理 营销部门的经理A说：“最近销售做的不好，我们有一定责任，但是最主要的责任不在我们，竞争对手纷纷推出新产品，比我们的产品好，所以我们很不好做，研发部门要认真总结。”研发部门经理B说：“我们最近推出的新产品是少，但是我们也有困难呀，我们的预算很少，就是少的可怜的预算，也被财务削减了！“财务经理C说：“是，我是削减了你的预算，但是你要知道，公司的成本在上升，我们当然没有多少钱。“这时，采购经理D跳起来：“我们的采购成本是上升了10%，为什么，你们知道吗？俄罗斯的一个生产铬的矿山爆炸了，导致不锈钢价格上升。”A、B、C：“哦，原来如此呀，这样说，我们大家都没有多少责任了，哈哈哈哈！”人力资源经理F说：“这样说来，我只好去考核俄罗斯的矿山了！！” 　 项目经理张某用了几天的时间联络、确认，一再延期，终于组织召开了“项目主创意会”，由于是该类型项目中最重要的会议，全体项目成员，包括公司的内部专家和外协专家总共30多人参加了这个会议会议首先由PM将项目小组初步形成意见进行了讲解，过程中，就不断被那些个专家打断，打断之后PM作完解释之后才发现，原来这些专家知识不太清楚项目有关背景，好不容易介绍、解释完了方案，开始讨论！众多专家就开始提出众多问题，由于都是些个“专家”所以就必须要发言，而且要精彩，而且要让PM有所收获，于是，方案在这样的“攻击”之下变得一无是处 大家甚至对PM的基本逻辑思维能力、演讲组织能力，乃至语文能力也产生了怀疑！（呵呵！这是什么会议？这就是在现实中经常发生的会议实景）然后，PM或对某些想法进行深入阐释，或对错别字的问题表示道歉，或与个别专家就一个要点进行辩论，最后恼羞成怒开始对所有的意见都从心里进行抵制而却依然笑着应答！专家们终于占了上风（专家总是占上风的），快要散会的时候，发现已经是4个小时之后了——而原来的计划只是2个小时开这个会议！大家迅速散去，各忙各的！此时，项目组成员问PM，主创意到底如何订？如果是一个怯懦的PM会说——按照X总说的办吧！如果是一个有些专业精神的PM会说——原方案不变， 这是什么会？简直就是浪费时间，…… 开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会 有事要开会，没事也开会，好事大家追，坏事大家推 上班都干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃 销售我不会，企划又没学，问我啥本领，专长是开会 每周部门会，季度开大会，下班不能回，还要开晚会 有人忙协调，有人打瞌睡，有人瞎附和，有人紧锁眉 发言缺准备，听来活受罪，扯东又拉西，全凭一张嘴 台上说什么，只听不领会，手机不停响，咋还不散会 说来真惭愧，开会千万回，快要退休了，还是不太会 唱了大半天，到底会不会，你若还不懂，就要多开会 可别抱怨说“这是中国企业的通病”，原来日本企业也曾经为会议的效率低下而苦恼，结果不得不启动“会议革命”，而以下是一份对美国上班族的调查： 美国上班族每周平均参加___个会议 约占每周工作时间________ 经理人每周有___%的时间在开会 ___％的上班族开会前心情紧张 普遍认为____％的会议时间是浪费的 （调查结果是：10 ； 1-1.5天； 50%； 57%； 50% 。） 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议组织与管理”的中心议题。 一、什么是会议 1.会议的意义 2.会议的目的 3.会议的种类 4.会议的频率 5.会议成本的计算 会议的起源（中国） 中国古代： 会议形式：“乡饮酒礼”； 会议主持：“宰”； 会议的目的：“祭祀和分配”； 赵匡胤开会：“杯酒释兵权”！ 关键词：吃，就是开会！ 会议桌上与桌下 会议桌上： “中庸之道，大智若愚”； 会议桌下： “袖里乾坤，台底交易”； 传统文化的影响： 重会下交易，轻会上决议。 1.会议的意义 是一个集思广益的渠道 会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 2.会议的八大目的 3.会议的种类 4. 会议频率 5.会议成本的计算 会议的时间成本 直接的会议成本 损失的效率成本 二、构建科学会议体系 引入案例 国内某知名房地产公司（简称C公司），效率