12 上司的日程安排.ppt

上司的日程安排 内容回顾 秘书办事的工作 秘书的信息工作 秘书信息工作的基本要求 秘书信息工作的程序 秘书的调研工作 秘书调研的特点 秘书调研工作的程序 秘书的时间效率管理 ABCD时间管理矩阵 运筹他人的时间 引入案例： 一次迟到丢失一次商机 A城天地公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预定在8月8日下午1：00开始，李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票，张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已经是下午2点多，再赶到华新公司已是3点多，由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意，最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。 秘书日程安排的内容是把领导或组织的每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位和部门。 规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。 控制日程，意味着与上司一起有序工作。 包括约会安排和商务旅行安排等。 管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。 日程表的种类 预定计划的提示 电子提示系统 利用电脑软件的提示功能，建立“报警系统”； 人工提示系统 基本办公日程表 固定活动日期一览表 使用提示性备忘录 准备上司的日程安排表（卡片） 准备交往提示文件 预定计划的确认（一） 预定计划是以电话决定时，根据备忘录以书面形式确认； 在会议的前一、两天，确认时间、日期、地点等； 上司和秘书必须在周末核对下周的行动计划，隔天傍晚核对第二天的行动计划； 每月底、周末前、每天早上把下个月、下周或当天的行动计划表交给上司，其中比较重要的事项画上一条红线； 预定计划的确认（二） 会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议室。如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所属的秘书； 会议、面谈所必须的文件及资料，在前一天准备好，重要的会议的资料要请上司查核； 如果会议或面谈的时间太长，即将接近下一个预定计划时间，秘书写便条悄悄交给上司请示，使上司能简单回答。 上司出差时，确认预约，调查当天火车、飞机的交通或误点情况。 预定计划的变更和调整 制作日程安排计划时保留宽裕的时间； 上司与秘书之间必须有密切的联系； 需要与有关人员的秘书们彼此联络，以便能预先获得信息，并通知上司； 变更及信息的追加，每一次都要在日程安排计划表上填写，同时及时通知上司及所有相关人员； 行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将别的行动计划编入； 为能快速地应对，要事先准备好与相关人员联系方法。 约会发生“撞车”怎么办？ 练习与案例题 1、如何与上司汇报日程安排： “李总，我已安排好了，后天上午您会见王先生。” “李总，关于会见王先生的时间，您明天上午有会，下午接见外宾，后天下午也有会，只有后天上午没有会，如果您没有另外的活动安排，是否后天上午会见?” 案例：会谈超时 ???????按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法： ????a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” ????b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” ????c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？” ????d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” ????e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？” 案例：老总正在谈判 ??????这天上午十一点左右，老总正在跟一客户就合同价格进行激烈的讨价还价。这时公司另一个重要客户打来电话，要求将原定今下午一点半在本公司举行的合同谈判改到他们公司去，理由似乎很充分，并要求马上答复，否则谈判只能无限期推迟。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： ????a、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复，您看怎么办？ ????b、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。我觉得他们这是在故意找茬！ ????c、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈。我觉得您