第二章 领导活动安排与服务 文秘.ppt

案例导入 一次，上级领导到某滨海城市考察。在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。而车开出不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。原来，他们认为只看一个旅游点不够，应让上级领导乘车沿着海滩多看一看。没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。无奈，原来分乘两辆车的人，只好往一车挤，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。此次海滩考察着实令人扫兴。而原定的汇报会也因此不能如期进行了。 一、　领导日程安排 （一）领导日常活动与日程安排 1、领导日常活动的范围 2、领导日程安排的原则 领导日程安排：是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。 （1）统筹兼顾 以分管领导为主，其他领导者适当分担； 布局合理，兼顾领导者的特点。 （2）区分轻重缓急 （3）围绕中心，突出重点 （4）力戒排场，求真务实 （二）日程表的种类与编制 1、日程表的种类 （1）年计划表 如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等 （2）月计划表 如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等 （3）周计划表 如经常性的工作、业务等 （4）日志 如各种临时性活动等 2000年年度计划表 一月 8日 厂庆 15日 董事会 二月 3日 厂长办公会 10日 展销会 20日 厂长某某出访韩国 三月 、 、 、 、 、 、 2、编制日程表注意事项 A.简洁明了; B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目； C.弹性安排、留有余地； D.事先同意、送领导审定； E.常提醒领导； F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表； G.已进行完的日程要及时标出; H.日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种。 I 适当必威体育官网网址 在以下这些时候不要为上司安排约会： （1）上司快要下班的时候。 （2）上司出差刚回来。 （3）节假日过后上司刚刚上班。 （4）上司连续召开重要会议或活动。 （5）上司的身体状况不是太好的时候。 （6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。 因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束，而3点开始的会议，又不知道什么时候结束，所以4点与客户的约会可能会受到影响。3点开始的会议必须参加，不能变更，4点的约会，涉及一笔很大的交易，最好能在当天谈完，2点开始的讨论，参加的人员都是内部员工，可以将时间延迟。 这样就可以进行如下变更：2点和客户谈生意，3点参加政府机关的会议，4点半或5点开讨论会。 第一，李秘书不需对这件事负责。因为这件事是经理的失误，经理口头约定了这次约会，但他没有告诉李秘书，李秘书事先不知情，所以不是她工作上的失误，她无需负责。但她需要协助经理处理好这件事，这是在她的工作范围之内。 第二，李秘书该这样处理这件事以挽回危局： 首先，李秘书应该主动回复电话给日本客户，语气诚恳地向日本客户道歉。比如这样说：“对不起，XX经理，由于我们经理临时被急事耽搁了，没有及时赶去和您见面，非常抱歉！我们公司非常有诚意和贵公司合作，现在我们经理已经向xx酒店出发了，我们会尽快赶到。耽误了您的宝贵时间，非常对不起！希望您能见谅！请您再稍等一会，可以吗？”语气尽量诚恳一点，礼貌一点，这样既能消除日本客户心理的不满，还能彰显自己公司的诚意和素质。 然后，快速打点经理去和日本客户见面所要准备的一切，包括文件资料和出门的用车等。好让经理在最短的时间内赶到酒店。  原定4点会见张科长，还让他在接待室等候吗？是 否 或还会见某某科长吗？ 是 否g.领导活动用车落实及与司机的联络. 2、 日程表的变更和调整 案例：会谈超时 ??????? 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十