档案管理制度(制度发布)剖析.doc

浙江贝尼菲特药业有限公司文件 贝尼药办【2015】03号 档案管理制度 一、 总则 公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及必威体育官网网址性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管理，而总经办作为公司档案管理的最高部门负责审核档案资料的完整性、延续性、真实性。 综合管理部作为档案的主要管理部门，负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。各部门负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围 1、凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、函件等） 5、政府、项目批文、合同； 6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）； 施工建筑设计施工图；技术部门的专利研发资料、图纸、方案；质管部门的中药配方资料、质检记录，生产部门的工艺流程、生产过程记录等。 8、各部门及公司各部门年度工作计划及资金计划； 9、公司签定的各类合同（含买卖合同）； 10、公司有效证照、证件、印章； 11、具有法律效力及保存价值的文件； 12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等； 14、公司、各部门获得的社会荣誉资料； 15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管；原则上各部门应在每季度最后一天以前将上季度文档办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，各部门档案须进行电子档备份，密级档案电子档备份提交总经办。特殊文件可提前申请归档。公司各部门应及时向管理部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： （1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； 卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 按各类档案资料的必威体育官网网址级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。 （6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。四、 档案保管期限 1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 2、确定公司档案保管期限的原则 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。五、档案必威体育官网网址级别 1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密级。档案的密级由档案提交人提议，核定密级。 一级类目级类目 无 其他文件档 三级类目 无 综合管理部 员工人事档案、劳动合同 一级类目 级类目 无 其它文件 三级类目 无 财务部 财务报表、银行账务往来凭证 一级类目