改进和完善高校档案利用服务工作的途径和手段.pdfVIP

改进和完善高校档案利用服务工作 的途径和手段 潘建华 (广州市广播 电视大学 广州 510091) 摘 要：在信息技术的大背景下，加快档案信息化建设成了高校档案工作的重要 内容之一。本文在对高校栏案工作现状和不足进行阐 述的基础上，为其科学化发展提 出若干建议和策略，阐述 了改进和完善高校档案利用服务工作的途径和手段 。 关键词 ：档案管理；信息化 ；档案利用服务 中图分类号 ：G270 文献标识码 ：A 文章编号 ：1673—0992 (2011)04—0000一O1 1．引言 信息资源 ，发挥档案馆 的资政功能。 目前的高校档案管珊工作，即使有 在信息化发展的大趋势下，受网络信息技术的影响，对高校档案的 软件 ，也大多是单机系统下的应用 ，并且 由于开发工具本身的限制，对 要求提高了…。凶此 ，加快档案信息化建设成了高校档案管理的重要内 网络的支持 比较弱，因此，有必要开发一个基于网络的高校档案管理系 容 。展望未来的档案工作，将看不到库房里大量的档案袋，而是代之以 统。使用网络与计算机、数据库对高校档案信息进行管理能够极大地提 各种编码、数据库等电脑数据资料。在这种情况下，如果缺乏相对完善 高管理的效率 。因此，利用网络与数据库实现高校档案的管理是一个 的档案信息系统方案及基础设施 ，不仅会造成档案工作与社会发展相脱 大的发展趋势。建立以信息技术，计算机技术、网络技术支持的现代化 节，还会影响和制约档案资源价值的充分发挥 ，这就要求档案工作必须 档案管理系统，才能提高档案部 门日常管理 【作的效率和决策服务的科 要采用新的技术和手段，提高水平 ，以适应社会发展对档案管理的需 学性。 要，提升 自身的服务水平 ，创新服务模式。 3．2加 强知识服 务 2．高校档案利用服务的现状 知识服务就是深层次开发信息资源 ，提供学术层面的服务。知识服 当前的高校档案部 门主要是通过一次馆藏档案文献为用户提供服 务深化了信息资源开发服务，具有连续性!服务、针对性服务以及全方位 务，无论是服务内容还是方式都 比较单一。往往在馆藏资源没有经过浓 动态服务的特点，能够提供深层次的技术支撑和信息咨询 。 缩、整理的情况下，直接就提供给了用户，随着用户需求的多样化 以及 高校档案利用服务在服务形式方面多样化的基础上，还要拓展其服 用户数量的增多，这种单一的服务模式越来越难 以满足用户的利用需 务内容 ，使之更加针对性、专业性 。可以结合高校特点，引入主动信息 求。 服务、参考咨询的结构化服务等为用户提供高质量的服务。高校档案部 传统的高校系统档案信息系统中大量的信息并没有发挥其应用的作。 门要主动地收集用户需求，对馆藏信息资源进行有的放矢地加工，提高 用，系统只用作对档案资料的记录，数据库只用作对档案资料的存储 ， 档案资源的利用价值。在快捷、方便、智能化等方面，主动信息服务的 无法有效地使用数据库中存储的档案信息、资源。在这样 的现状下，系 优越性是非常明显的，也是传统信息服务难以比拟的。主动信息服务充 统多年来的科研活动形成了丰富多样的馆藏档案，不断产生大量的技术 分利用了丰富的馆藏信息资源和现代化的信息技术手段，在基于凶特网 文件 ，给档案技术资料利用工作造成了巨大的压力和挑战 。 的信息数据 的基础上，提供更优质的信息服务给用户。主动信息服务可 在传统高校档案利用 中，由于多年来的科研、教学，积累了大量宝 以采用一系列因特网推送技术 ，包括网页式报送 、电子邮件式报送 、专 贵的档案资料，高校档案部 门保存着所有类型的档案资料。在信息化浪 用信息发收报送等模式，不断向用户提供必威体育精装版的相关专题信息。 潮 中，国内很多行业 ，包括高校也实施 了电子档案系统，但大多只是把 知识服务 同时也有利于档案部 门