办公自动化环境下的秘书工作.doc

前言 随着科学技术的发展，在当前日新月异的社会环境下，办公自动化是必备的工作条件之一，特别是计算机软硬件技术、网络通信技术、多媒体技术的发展和广泛应用。而秘书工作的性质更要求秘书工作者在这样的环境下首当其冲的去适应和使用。这也对秘书工作者提出了新的任务和要求，只有积极主动的去学习并掌握运用办公自动化，才能适应办公自动化这种新型环境下的秘书工作。 然而，这并非一朝一夕之事，我们必须从根本上去了解和掌握它，才能更好地去操控和应用。第一章 办公自动化概述 1.1 办公自动化的概念及内容 办公自动化，英文（Office Automation），简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。办公自动化是将计算机技术、通信技术、网络技术和软件学应用于秘书工作之中，使秘书工作实现现代化、自动化、信息化、从而达到最大限度的提高工作效率，工作质量和改善工作环境的目的。如今的办公自动化是一个包含数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。 1.2 办公自动化的特征 办公自动化是个新生事物，它涉面广泛，特征突出，总结起来有以下几个方面： 1.2.1 内部通信简捷化 建立了单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递。 1.2.2 信息发布快速化 在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项能能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态。 1.2.3 工作流程自动化 主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，既规范了各项工作，又提高了工作效率。 1.2.4 文档管理程序化 可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。 1.2.5、辅助办公规范化 它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。1.2.6、信息集成高效化 我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 而随着当今社会的快速进步，科技的飞速发展，面对竞争日益激烈的社会大环境，办公自动化的广泛应用于各行各业，秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的，不可避免的受到这浪潮的冲击。 然而，这之间还存在一个时间差，所以对办公自动化的应用，还存有一些误区。传统办公方式是一只笔一叠纸，记忆方式则全部靠的是人脑，是“纯手工化”。而现在的“自动化”则是运用计算机网络等高科技。有的人习惯了传统办公，认为自动化办公不如传统办公更得心应手。也有人认为自动化仅仅是一种工具，既然是工具，那么传统办公就可以完成，根本不需要如今所谓的自动化。例如：计算机只能发挥打字机的功能，传真机则是充当电话机，其他工具则是摆设。更有甚者认为OA是一种潮流时尚，并没有认真对待。 有鉴于此，本篇接下来就讨论一下传统办公与自动化办公之间的关系与区别。 第二章 传统办公与自动化办公的比较 办公自动化与传统办公二者之间的共同点是‘办公’二字。具体说来两者均以“办公、办事、办会”为落足点。那么，传统办公与自动化办公两者的区别表现在哪些地方呢？首先得弄清楚下列问题： 2.1 秘书在办公自动化环境中的主要工作内容 2.1.1 省便的文字撰写 在秘书工作过程中，不管传统办公还是自动化的办公都要接触许多文字工作，如有关文件的撰写、信函的答复、数字的报表、资料的统计、政策、规章制度的制订等。传统办公均以秘书的手写操作，费工费力费时，如果自动化办公这些只需以机代人，在计算机中加工处理、存储、查询 、分析、修改、协助决策活动。省时省工省力。 2.1.2 快速的信息处理 秘书工作中的信息管理主要包括采集工作，加工处理工作，信息传递工作。 秘书工作中采集信息是其起点和基础。在信息工作中不能做到及时收集，迅速报送，再好、再重要的信息也会因时过境迁而失去利用价值。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式，表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。而秘书还需要运用计算机技术进行信息加工和处理，使信息表现的更易懂和简洁，传统办公的处理方法大多是交于上级直接进行最终的信息发布阶段，自动化办公有利于信息的