办公自动化系统管理办法(已修改).doc

OA办公系统管理办法 版 次 A/0 分发号 持有人 受控状态 受控 非受控 作废 编制/日期 审核/日期 批准/日期 2010年 月 日发布 2010年 月 日实施目录 1 目的 1 2 范围 1 3 职责 1 4 程序 1 5、记录 5 1 目的 为有效利用系统建立信息化平台，规范信息的使用和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率和效果 3 职责 3.1 OA系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由通过后，方可实施。系统使用部门应参与信息系统战略 规划、重要信息系统政策等的制定。委托专业服务机构从事系统的开发、运行与维护等工作。程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行 3.3.2数据库管理：对系统中的数据进行存储、处理、管理，维护组织数据资源 3.3.3数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系统工作流程，协调输入和输出 3.3.4终端操作：终端用户负责记录交易内容，授权处理数据，并利用系统输出的结果。系统开发、变更、运行与维护控制系统的开发控制应当根据信息系统建设整体规划，提出信息系统项目建设方案，审批后实施。 系统，应当明确提出开发需求和关键控制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定良好基础。应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。 应当成立项目管理小组，负责信息系统的开发，对项目整个过程实施监控。系统的变更控制 应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切换的情形，用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据迁移结果进行测试。系统的运行与维护控制 a.公司规章制度和工作流程发生变动。 b.国家法律法规变化。 c.其他情况。 4.1.3.10需要对工作流程做出修改时，相关人员填写《OA系统电子工作流程修改意见单》（详见附件2），经部门负责人、分管领导、总经理审批后，提交给总经理工作部信息管理员。由信息管理员组织修改工作。 4.1.3.11需要废止某类工作流程时，由编写部门起草工作流程废止申请报告，说明废止原因，报公司领导审批后方可执行。 4.1.3.12总经理工作部档案管理员负责OA系统的存档工作。义马环保档案管理由义马环保档案管理员负责 4.1.3.13 涉及公司资金、法律权益、人事调整等重要事项的电子工作流程，如公文管理流程、合同管理流程、印章管理流程、招投标管理流程等，除进行电子存档外，还应打印纸质文本，根据公司《档案管理制度》进行存档。 4.1.3.14 OA用户应定期清理所属数据,如OA短信、邮件等，保证服务器的运行速度与质量。信息管理员应定期检查服务器的可用资源，协助员工清除多余的数据资料。 4.1.3.15 总经理工作部信息管理员应定期备份数据库，每周将服务器上的数据拷贝到专用移动硬盘。 4.2信息系统访问安全硬件管理应当，对设备的新增、报废、流转等情况建档登记，统一管理。 系统硬件所处环境系统硬件等。机房的温度、湿度、电压，网络设施的保护措施等；，应当定期或不定期对系统硬件本身状况进行检查，及时发现、排除问题。 其他任何人未经授权不得接触计算机信息系统硬件设备。对于主要系统服务器应当配备不中断电源供给设备。硬件设备的更新、扩充、修复等工作应当由相关人员提出申请，报批。应当严格遵守用电安全，不得在计算机专用线路上使用其他用电设备。 一经发生异常状况（如冒烟、打火、异常声响等），应当立即通知进行处理。工作流程信息调查表 流程编号 流程名称 表单编号 部门 流程图例 序号 步骤名称 处理者描述 处理策略 是否允许回退 是否允许签意见 是否有字段不允许该步骤查看（有请在该步骤著名字段名称 可写字段 1 2 3 4 5 分管领导签字： 部门负责人签字： 填写人签字： 流程分类： 流程名称： 步骤名称 修改意见 问题提交人签字： 部门负责人签字： OA系统电子工作流程意见填写单 使用说明： 流程分类中填写需要修改的流程在OA工作流中的类别 流程名称中填写需要修改的流程在OA工作流中的名称 步骤名称中填写需要修改流程中哪个步骤的步骤名称 修改意见中填写需要修改该步骤的哪些内容 问题提交人签字为问题提交人对本次修改的签字确认 部门负责人签字为问题提交人所在部门的部门负责人对本次修改的签字确认 OA办公系统管理办法