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浅谈企业的办公自动化 摘 要 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。通过提高办公效率,使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,从而提高办公效率。办公自动化是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大地扩展了办公手段,实现了办公的高效率。它面向不同层次的使用者,有不同的功能表现;对于企业高层领导而言:OA 是决策支持系统(DSS),结合企业内部/外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;对于中层管理者而言:OA 是信息管理系统(IMS),OA 利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;对于普通员工而言:OA 是事务/业务处理系统。 关键词：办公自动化；无纸化办公；办公自动化系统一、国内外办公自动化发展的趋势 1. 传统办公模式 传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统﹑轻印刷系统﹑文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享﹑交换﹑传递；无法实现单位﹑企业内部的协调；难以对非文本的如声频﹑视频﹑图形﹑扫描对象等多媒体信息﹑超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况﹑不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。 2. 办公自动化 办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称office automation，缩写为OA,办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。 3. 网络办公模式 网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂﹑低效的手工办公方式，实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。4. 办公自动化的发展趋势　　随着三大核心支柱技术：网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点： （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。 （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。 （3）多媒体化。包括对数字﹑文字﹑图象﹑声音和动画的综合处理。 （4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。　　办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。二、目前企业办公自动化的现状及问题1. 目前企业办公自动化的现状　　近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境，实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空间。据Cisco网络公司介绍，以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支机构，公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、Modem等设备，可以在任何地方办公，得以将办公大楼从9层减少成4层；美国第二大会计公司安达信公司，实施网络OA后将办公面积减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡全美。 我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：（1） 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。 （2） 已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。 （3） 已经建立了自己的i