OA使用管理办法.docx

办公自动化系统（OA）运行管理办法1 、总则1.1 为进一步规范办公自动化系统（以下简称OA系统）的使用与管理，确保OA系统的安全、有序运行，提高工作效率，根据公司《信息系统管理办法》，制定本办法。1.2 本办法适用于本集团及子公司使用OA系统的所有员工。2 、管理职责与分工2.1综合部是OA系统的归口管理部门，负责OA系统的运行、管理与日常维护。2.2公司各部门是OA系统的使用部门，负责本部门管辖范围内（包括外委单位）OA系统用户的规范使用并及时提交OA系统用户增减、调整和权限申请。2.3用户个人对自己的账户负责，运行公用用户由所在的值长负责管理，班组公用用户由班长负责管理。3 、管理内容与要求3.1 基础管理3.1.1 综合部信息中心负责各类业务表单、流程的制作及更新；各级用户的注册、权限设置和注销；OA系统运行设备的维护、管理和数据备份；对各个用户提供技术咨询和服务。3.1.2 各部门要根据本部门实际的人员和组织架构状况，及时发起OA用户增减、调整与权限申请即《OA系统特殊用户申请单》（见附件1），经审批后，由系统管理员具体实施。3.1.3 OA系统用户保证各类文件处理的响应时间。协同及固定表单、公文单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。3.1.4 OA系统用户在每日工作时间内必须登录，以便及时处理各项业务；系统管理员每日凌晨对整个OA系统进行数据备份，备份时间约为30分钟，在此期间各用户应尽可能避免登录或使用OA系统。3.1.5 OA系统用户的登录名和登录密码应予以严格必威体育官网网址，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中电脑登录。3.1.6用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以遵照执行。3.1.7 公司各部门对于OA系统运行中遇到的问题或相关意见、建议，应及时以协同方式或者填写《OA系统使用问题征集与解决》表单向综合部信息中心进行反馈。3.2 应用管理3.2.1 协同应用模块3.2.1.1 协同应用模块主要是文档的业务流转。各OA用户可根据实际需要自行创建，主要以沟通和交流为主，内部员工之间的文档和信息互发均可使用协同方式进行。3.2.1.2 协同应用模块中创建流程后应点击“流程查看”，以确保所设流程的准确性。各级用户在接收到不正确或无权审批的业务文档时应使用“回退”键，但必须写明回退理由，协同发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。3.2.1.3 OA系统用户不得随意发起群发协同，跨部门的通知公告类信息必须填写《公告发布审批单》，经审批后由系统管理员统一发布。3.2.2 表单应用模块3.2.2.1绑定流程的固定表单按业务实际需要对发起人进行授权，每 2个用户可发起使用的固定表单在个人首页中的“我的模板”界面中可以直接调取使用。3.2.2.2对于已经绑定流程的固定表单，用户只需根据实际需求，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。3.2.3 文档管理模块3.2.3.1 各级用户均可对自行发起、审批或协同的文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。3.2.3.2 归档时应按文档类别进行合理归档，一般人员可将有关文档归入电脑中的个人文件夹，有发布权限的人员可将文档归入OA系统内单位文档的指定文件夹中，以便有关人员进行查询和使用。3.2.3.3 归入单位文档文件夹中的文档，文档发布人可设置文档查询、编辑或下载权限，确保文档只共享给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。3.2.3.4 授权用户可进入单位文档中进行相关业务文档的调阅和使用，用户自行发起以及参与审批、协同或知会环节的文档查询界面下进行分类查询。3.2.4 公文管理模块3.2.4.1 公文管理模块主要包括发文管理、收文管理、公文督办、公文内部交换、公文统计、公文档案等功能。3.2.4.2 公文的流程具有固定的规范和严格的权限管理，由系统管理员按公司公文处理流程制作绑定流程的各类收发公文单位，并在公文流转流程中给不同的用户赋予不同的处理权限。公文管理过程中单位公文管理员可根据工作需要提出要求，经审批后由系统管理员