办公自动化 第一讲 从“办公”到“自动化”.ppt

《办公自动化》 主讲：刘劲宇 华南师范大学政治与行政学院 第一讲　绪论 关键概念解析：办公与自动化 办公自动化系统的发展 关于办公自动化的课题 一、关键概念解析 1、什么是“办公”？ 人类社会的“办公”：缘起与发展 相关概念：办公室与办公人员 2、关于“自动化” 办公领域的自动化：电子化时期的办公结构 1.1 关于“办公” 词典中的解释：处理公事 （1）“公”事成为一种常态 （2）处理公事，成为一种职业 办公室工作“职业化”成因：社会分工细化、人际关系处理的复杂程度加深 1.1.2 “办公”内涵的演化 1.1.3-1 现代的“办公”要做些什么？ 非专业化的视角 文员、秘书类工作 信息处理：打字，接收、登记、发放文件资料，办公设备操作 接待（前台）：接听电话，来访登记，记录考勤 后勤保障：清洁卫生，茶水，车辆 1.1.3-2 现代的“办公”要做些什么？ 专业化的视角 社会发展导致所有岗位的工作趋向高度的专业化、职业化，强调了专业知识与职业技能的重要性 信息管理、人事（人力资源）管理、财务管理、资产（物业、设备）管理、安全管理…… 关于办公领域专业化分工的探讨 历史上，一般只有在具有结构化环境的制造业和工业组织中才需要专业化工分。 早期办公室中，一般不进行专业化分工，因为办公室的工作是根据需要而定的，很少受到监督，而且开支不大。 20世纪中叶以来，“全面办事系统”原理，将工作高度集中在几个职位上，从而形成了各种专业人员。 “全面办事系统”原理 一定量的专门性工作分派给具有相应能力的人员。 纸制的文书、档案管理，办公用品（耗材）仓库管理，机要通讯，必威体育官网网址室、印章室 设备操作：打字室、复印机室 电子文件管理：磁带光盘磁盘管理，数码摄影摄像（后期处理），网站信息发布 1.2 “办公”的执行者 办公人员（白领）：以工资为基本生活来源的非直接生产人员 各种称谓：办事员、文员、文书、文秘、秘书 不同层级办公人员的主要事务 通用型办公人员 初级办事员：整理文件、摄影摄像、接听电话、收发信件、打字、跑腿等 办公室主管：协调领导分管的项目、部门事务，起草文件议案，管理本部门等 专职型办公人员 负责具体专业事务，办文、必威体育官网网址、后勤等 向专人负责（秘书），安排会议、会议记录、安排差旅、处理邮件、文档汇编、档案保管等 1.3 “办公”机构——办公室 1.3.1 传统意义的办公室 概念：完成一个机构的业务工作的房间 人员构成：主管、秘书、速记员、打字员和一般办事员 职能：辅助管理人员，支持专业部门开展工作 1.3.2 办公室的设置 依据组织的层次、规模来设置 公共部门：政府办公厅、秘书处、综合科 企业：行政部、综合事务科 思考题： 请比较以下部门的“办公室”的组织结构，并探讨其构成原理。 省级人民政府办公厅 职能部门，如教育厅（局）的“厅办公室” 社区管理机构，如街道办事处的“党政办” 国有企事业单位，如华南师范大学“校办” 民营企业，总经理办公室、行政部 小结： “办公”内涵及其外延的演变 “办公”成为一种职业 “办公室”的专门化 办公领域的专业化发展 1.2 关于“自动化” 自动化：最高度的机械化。 机器、设备和仪器能全部自动地按规定的要求和既定的程序进行生产，人只需要确定控制的要求和程序，不用直接操作。 1.2.1 不同领域自动化的比较 生产领域 机器设备，替代人力无法达成的活动，如深海开采、大宗运输；替代人力完成重复性的活动，如流水线上的轧制零件等。 科研领域 大量数据的计算，多维视图表达，微分子探测，太空探索等等。 1.2.2 办公领域的自动化 在办公领域里，引入机械（电子）设备，引入设备操作技能，引入流程化、程序化管理 全部或部分替代办公人员的业务活动 优质、高效地处理办公信息和办公事务。 1.2.3 办公自动化的特点 多学科综合：文秘、行为科学、管理科学、系统工程学、社会学和人机工程等 融合人、机器、信息资源 三大类设备：计算机类、通信类、办公用机电类 四大支持技术：计算机技术、现代通信技术、信息处理技术和自动化技术 1.2.4 办公自动化系统的组成要素 依据“系统理论”，5个基本要素 人：决策、管理、专业技术、辅助人员 设备（硬件）：计算机及其外部设备，通信设备，复印设备等 软件：操作系统、数据库、文字处理等 信息：文本、超文本、多媒体 环境：场地设施 1.2.5 办公设备设施的发展 石器时代：工作场所与居室分离，有了独立的“办公场所” 公元前3200年，埃及人发明了墨水 公元前3000年，中国人发明了算盘 公元前600年，亚述人发明了图书馆 公元前444年，希腊人发明了信件投递系统 公元前105年，蔡伦发明了纸 1450年，德国人盖丁堡发明了印刷机 1516年，维也纳与柏林建立了第一个公共邮件系统 1795年，法国人杰克斯发明