培训教材-EXCEL实操-基础篇.ppt

打印设置-单色打印 你的理想 我的追求 第 * 页 大多数情况下，我们为了美化表格而使用了多彩绚丽的背景颜色。但一般情况下我们并不需要彩打，如果用普通黑白打印机来输出这样的表格时，是非常浪费油墨或碳粉的。可是我们又不希望表格千篇一律只有黑白的世界。 那么我们可以继续使用颜色，制作各种漂亮的表格，打印时仍然为黑白色，且所有彩底都不会打印。 * * 勾选“单色打印”即可 打印设置-强制打印到一页 你的理想 我的追求 第 * 页 有时，我们为了使比A4页面略大的表格打印到一张页面上，反复地调整页边距，反复地调整单元格的宽度和长度，效率并不高。 “页面设置”或“打印设置”对话框里的“页面”选项卡，有一项“调整为一页宽一页高”的选择项，当然，也可以改成多页宽多页高。 * * 勾选此处即可 你的理想 我的追求 EXCEL ·基础操作篇·其他事项 第 * 页 其他提示-录入表单的习惯 你的理想 我的追求 第 * 页 标题、列字段头尽量保持单行，且不要随便进行合并 每一行视为一条记录，记录与记录之间不能整行空白，否则识别为两张独立的数据表单。 一次性临时表格可以随意设计，但作为数据源，后续需要重复加工，调取数据的则应当余数据库表单慎重录入 表单如果不遵从EXCEL习惯，对后续应用，如：数据透视、自动筛选等，非常不便 最重要，如果标题、列字段采取合并时，对后续的公式取数造成诸多不便。 其他提示-合并区域的引用 你的理想 我的追求 第 * 页 合并区域默认地址一律为左上角单元格的地址 其他提示-给区域定义名称 你的理想 我的追求 第 * 页 给区域命名主要应用在，当需要对某个区域重复引用时，在录入公式无需再输类如“A1：D123”之类的地址 你的理想 我的追求 谢谢大家 THE END 第 * 页 Ctrl+Z：相当于回撤按钮，正常来说与鼠标点一下速度差不多。但双手是在输入状态下，用鼠标需要右手空间移动距离，而且视线会转移到上面的工具栏，而不是一直停留在光标编辑处。 Ctrl+D：填充的快捷键优势表现在当需要填充的记录较多时，鼠标操作就显得不那么快了。另外如果需要填充的是日期，则填充柄就会以系列的方式填充。如果选中2个以上数字，则也会以系列的方式填充。要改变这种状态同时按住“Ctrl”键。 数据分列-分隔符号 你的理想 我的追求 第 * 页 根据情况进行勾选，或者直接在其他的空白处输入指定字符 正常情况下，本界面其他选项最好保持默认。点击“完成”结束数据分列。 默认情况下新数据覆盖源数据，但此处可以修改新数据存放位置 数据分列-固定宽度 你的理想 我的追求 第 * 页 正常情况下，本界面其他选项最好保持默认。点击“完成”结束数据分列。 可以通过鼠标设置一条或多条分隔线，将字条按任意方式进行分割处理。 你的理想 我的追求 EXCEL ·基础操作篇·条件格式 第 * 页 条件格式-设置步骤 你的理想 我的追求 第 * 页 条件格式-美化表格 你的理想 我的追求 第 * 页 隐藏零值 当我们的数据表格布满很多零值的时候，给人视觉上很臃肿的感觉。这时可以通过“条件格式”，当数值等于零时，设定格式为与底色相同色，这样达到视觉效果，但又没有改动公式。 条件格式-特殊数据的标记 你的理想 我的追求 第 * 页 特殊标记 当我们的表格数据较多，其中有些数据需要标记以备下次修改。除了用自动筛选外，我们还可以通过“条件格式”进行特殊标记，对字体颜色、边框、底色都可以进行个性化设计。以方便我们一眼就找到这些记录。 条码次数大过一的都会红底白字 你的理想 我的追求 EXCEL ·基础操作篇·数据透视 第 * 页 你的理想 我的追求 第 * 页 数据透视-基本步骤讲解 * * 若之前鼠标没选数据区中任何单元格此处空白 需要记住一点，在进行透视前先确保鼠标选中数据区中的任何一个单元格。 * * * * 你的理想 我的追求 EXCEL ·基础操作篇·分类汇总 第 * 页 你的理想 我的追求 第 * 页 1、汇总前排序 在进行分类汇总前，一定把需要按其汇总的字段进行排序，否则无法实现汇总。 分类汇总-三个关键点讲解 2、汇总结果提取 直接复制粘贴是不行的，必须复制内容后，关闭EXCE应用程序，提示大量数据存于剪贴板时，选是后，再打开任意EXCEL文件，粘贴即可。 3、不足之处 如有多列行字段头，分类汇总之后，则只保留汇总字段，其他字段无法体现，相比之下不如用“数据透视”。 你的理想 我的追求 EXCEL ·基础操作篇·自动筛选 第 * 页 你的理想 我的追求 第 * 页 值得提醒的是，对按条件筛选过后的记录进行删除，不会影响不符