Word2003长篇文档排版方法.doc

Word2003长篇文档排版技巧 （一） 1、写文章前，先进行页面设置 ??? 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，进行页边距、纸张、版式和文档网格进行设置。 2、设置样式 ? 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式。 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。?“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。3、查看和修改文章的层次结构 ?? 文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。?? 从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。4、对文章的不同部分分节 ?? 文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。?? 正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。?? 如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮，即可查看隐藏的编辑标记。在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。 ?5、为不同的节添加不同的页眉 利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。?? 设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。?? 注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。如果第1节不需要设置页眉，可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页眉。? 页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示这节的页眉与上一节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。??在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同， 此时再在页眉中输入文字。?? 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，一般情况下，封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。 ?6、在指定位置添加页码 ??? 通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。?? ?按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域。?? 注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。若第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。??? 页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示这节的页脚与上一节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。??? 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的