一些word与office有用操作方法.doc

一些Word和Office实用操作技巧 1.尝尝Word后悔药 保存了文档却发现存在问题，想回到保存以前的状态，这样的后悔药有没有卖？答案是:有！而且要找到它也很简单，跟我走吧，打开“文件”菜单下的“版本”，将复选框“关闭时自动保存版本”打上钩，单击“关闭”按钮，OK。以后每保存一次，Word将为你自动保存一个版本，并有时间记录，你可以根据需要选择打开或删除相应的版本。 2.接受公式标志，简化公式输入 常见的公式都是“C2=A2+B2”“C3=A3+B3”等等模式，一般人看了不能立即理解，能否把公式写成“合计=工资+奖金”“总计=合计×月份”？告诉你，这不是幻想，完全可以实现。前提是把表格的第一行设置成字段名称，然后在“工具→选项→重新计算”中选定“接受公式标志”，输入上述公式即可。 微软专家点评:如果用过Excel中的名称，一定觉得它对于理解公式是一个非常好的方法。不过名称是要定义的，而公式标志则不需要定义，此外还可以使用层叠标志和日期标志。 3.字体大小任我调 在Word中有几种方法可以任意改变文字的大小。 逐渐缩放:选中要调整的文字后，按下“Ctrl+]”可逐渐放大文字，而按下“Ctrl+[”则可逐渐缩小文字。快速缩放:选中要调整的文字后，按下“Ctrl＋Shift+＞”可快速放大文字，而按下“ Ctrl+Shift+ ＜ ”则可快速缩小文字。任意缩放:选中要调整的文字后，在字号栏内直接输入文字大小即可。 4.在Excel中多进制转换 有时候十进制的数据需要转换成二进制、十六进制或其他进制，一两个还可以用计算器计算，但如果碰到大量的数据就比较麻烦了。Excel 为我们提供了一个方便的功能，选择“工具→加载宏”，选取“分析工具库”，“确定”。然后在“函数”中选择“工程”分类，就可以看到各种进制的转换函数了！ 5.复制Word格式又一法 复制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但当段落较大时，这种方法就不太方便，下面的方法也许更加简便易行。 1.选择源格式段落（在选定段落的方法中，最快捷的当属在该段落的任意位置连续三次单击鼠标左键）; 2.按组合键Ctrl+Shift+C复制格式; 3.选择目标段落; 4.按组合键Ctrl+Shift+V粘帖格式。 完成上述操作后，目标段落的所有格式与源段落格式相同。 微软专家点评:如果仅仅单击目标段落使光标处于目标段落则只能复制段落格式;要同时复制字体格式，需要选中目标段落。我推荐的选中一个大段落的方法是，将光标移至段首，按下Shift+Ctrl+下方向键一次。 6.统计表格Word造 可通过Word中的“视图→工具栏→数据库”来显示数据库工具栏。在数据库栏中选择“插入数据库”，在弹出“数据库”菜单中点击“插入数据库”，打开相应的数据库文件，并按照向导提示操作。对获取的数据，经过调整栏宽、栏高、字体、字号，加上表头等，一份漂亮的按需所得的统计表格就做出来了。 微软专家点评:这一技巧再次验证了，将Word视为简单的文字编辑软件纯属误解。事实上，利用本技巧所提供的方法，可以对得到的表格添加、删除和查找记录;管理数据库字段并排序和刷新数据，简直就是一个数据库管理系统。 7.在Word中实现字典式页眉 字典每一页的页眉上除了注明页码外，还注明了该页的第一项和最后一项，在Word中使用域可以实现上述效果。首先，要将Word文档中的引用项目都设置成相同样式，然后在文档的页眉处适当位置分别插入两个“StyleRef”域。每个域都要指定所设置项目的样式，并且第二个域要带“\1”开关（不带“\1”表示从页面顶部开始查找第一个带有设置样式的项，带“\1”表示从页面底部开始查找第一个带有设置样式的项）。比如所设置的项目样式为“标题5”，那么插入的两个域应该为｛StyleRef 标题5｝和｛StyleRef 标题5 \1｝。这样，当您打印此文档时，每一页的页眉上都将显示该页的第一项和最后一项。 微软专家点评:这个技巧虽然有点长，但并不难，而且效果很酷。使用的时候注意先设置好样式。用类似的方法可以设置奇数页眉显示章标题，而偶数页眉显示节标题，如同很多正式出版印刷精美的书一样。 8.两键输入当天日期 在Excel中制作表格时，经常在表后输入当天日期，如:“2002-8-6”。若用数字键输入，需敲键6次。这里推荐一个两键法:选中需输入当天日期的单元格，按住 “Ctrl+;” 组合键，所需的日期立马出现。值得一提的是，可以在同一单元格与其他字符共处。如:在单元格中输入“ 制表日期:” ，然后，按住 “Ctrl+;” ，即可在该单元格中得到 “制表日期:2002-8-6”这样的结果。 微软专家点评:值得另一提的是:“Ctrl+Shift+;”可以输入当前的时间。 9.大文档的页码编排 在使用Word制作一个综合性的大文档