业务流程日常工作操作细则.doc

业务流程日常工作操作规范 一、报桩（含退桩、转桩、烂桩沟通过程）流程： 业务员—办事处内勤—公司内勤—安排计划发货 处罚：对违反以上流程造成责任的当事人罚款10-50元/次。 注意事项： 业务员报桩均以短信方式（口头报桩出现错误的责任由业务员承担）。 报桩时间规定：上午两次，计划在9:00和11:00前报完，下午两次，计划在15:00和17:00前报完，超过此时间上报的计划不能安排的则顺延安排；当天可以将第二天早上或上午的计划在17:00前报回营销部。 申请《非正常发桩》的工地必须由办事处主任请示部部门经理，经部门经理批准后方可报桩，对未批准报桩的办事处内勤处罚50-100元/次。 手续不全（含同未签订需发试桩、委托书未完善、补充协议未完善）且未经部门经理同意公司调度私自发桩的对当事人处罚50-100元/次。 办事处内勤要对报桩计划认真核实，保证数据的准确性，公司调度要对其所报数据进行抽查核实，核实发现数据有误的对当事人处以50-100元/次的罚款，造成的损失均由责任办事处承担。 调度安排完各工地的发桩计划后要积极配合办事处内勤落实各工地车辆的运输情况，对此过程中出现的异常情况要及时上报内勤主管协助处理。 办事处漏下发桩计划的由办事处自行解决，公司调度漏下发桩计划的处以50-100元/次的罚款；公司调度下错计划的处罚当事人100-200元/次的罚款。 办事处内勤与开单员沟通车辆运输安排情况，及时跟进工地到桩情况。 二、生产计划流程：办事处每周一上午11:00前必须上报本周内需要生产的管桩规格型号、桩长、计划用量、特殊事宜说明、工程名称等。 注意事项： 如本周内有变更或是需要增加的，只有对变更或是增加的内容进行补充说明即可，无需将原计划中未变更的部分再报一次，办事处内勤对所报计划要表达准确，公司内勤对计划不明之处要主动与办事处内勤沟通，避免错下计划造成货存堆积。 对于办事处所下的计划公司不能满足的，公司内勤要及时通知办事处，告知每日生产情况。 因办事处内勤未报计划而影响发桩的，责任由其办事处承担，因公司内勤漏下计划的视情节处以50-100元/次的罚款。 对于特殊规格的桩型（在合同签订前告知业务员是否属特殊规格），库存量控制在10条以内；一般情况下在安排生产特殊规格桩时，要做到“三不”：合同手续不全不得安排、未满足付款方式不得安排、数量桩长不确定不得安排。在办事处强烈要求安排生产时，办事处主任须与部门经理申请，同意后方可安排生产，且要求办事处按每天所需量发至工地。 负责生产计划和发桩的两名内勤要做到完全沟通，负责生产计划的内勤要将各工地的生产桩长通知给调度，再由调度合理安排发桩，如果因生产计划内勤没有通知调度的，导致库存不够优化，责任由生产计划内勤负责并尽快做出调整。 若有些工地的桩长配长由特殊要求的，生产计划要根据实际情况调整生产，调度在发运时也应按要求配桩。 三、烂桩、退桩、转桩处理流程 烂桩流程：业务员得知工地管桩出现质量问题—及时了解具体管桩的规格型号、桩长（含配桩情况）、生产日期、班组、施工情况等—电话通知营销部调度，晚上发桩的工地可在次日早8:00电话通知营销部调度—给出现质量问题的管桩拍照（包括桩身及桩机使用情况）传回公司，对于已施打过的管桩必须回少许碎块—业务员填写《工地烂桩损失报告书》，经公司技术部实验室相关人员鉴定后确实为管桩质量问题的，由其在处理意见一栏中签署意见（烂桩或退桩处理）同时要签名确认（若因车队原因造成管桩损坏的，要求责任车队队长签字确认并赔偿）—由营销部调度计算数量、填写管桩单价及赔偿金额。工地结算进行烂桩处理填写《工地情况处理报告单》交营销部经理批准，烂桩手续不完善及未按以上流程处理烂桩的业务员，由办事处承担烂桩损失。 退桩流程：办事处退桩申请传真营销部—内勤核实工地退桩原因—报内勤主管—下达退桩计划—（不能执行则反馈办事处）—桩退回开单房通知技术部验收—技术部验收合格后通知开单房开具产品出仓单（退单）—桩退回有不符合的不能开具退单的开单房及时反馈营销部调度。退桩申请必须有办事处主任签字。建立电子档退桩情况跟进表。 转桩流程：接办事处转桩申请书—核实工地情况及转桩原因—报内勤主管审批—下达转桩计划，不能执行则反馈办事处—落实实际执行情况。 四、发票开具流程：接办事处开票通知—根据相关报表核对开票金额—主管审核—通知财务部开具管桩及运输发票—发票开出后办事处人员签字领取发票（或邮寄到办事处）—做好发票的登记、统计工作（7日内催促办事处交回客户确认的发票签收函）—发票明细表—交部门主管审核报表—每月初提交报表。 不按以上流程操作视情节轻重处以10-100元/次罚款。 开票应具备的基本条件及注意事项： 1、合同开始履行发货，严禁货未到就开票去验收。 2、开票信息必须完整（发票单位名称、税号、地址、开户