中文商务信函范本格式.docx

中文商务信函范文格式　　中文商业商务信函的写作格式　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。　　(1)开头　　开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。　　(2)正文　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：　　①向收信人问候；　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。　　(3)结尾　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。　　(4)署名　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。　　(5)日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。　　商业信函格式　　同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定。1)信封　　(1)信封的种类　　信封有横式和竖式两种。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来。　　(2)信封的内容　　①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市(县)、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。　　②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作(或出差)而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等。　　③寄信人地址及姓名。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写。根据邮政部门的规定，邮票一般贴在横式信封的右上角或贴在竖式信封的左上角。　　(3)国外信封书写格式。为了便于投递，对国外商业业务信函，应按国外的习惯格式书写，国外信封的书写格式与国内不同，而寄往使用英语的国家和地区的商业信函，其信封书写格式又分美式和英式两种：　　①美式信封书写格式，一般是在信封左上角写寄信人的姓名与地址，姓名在上，地址在下；收信人的姓名和地址写在信封的居中偏右位置，包括：收信人的称谓(先生、女士、经理等)和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。　　邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。　　②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。　　③为投递方便，信封上(可在信封左上角或右下角)还标注有关投递事项，常见的有：　　1)航空(By Air-Mail)；　　2)挂号(Registered，或Reg；Regd.)；　　3)快递邮件(Express)；　　4)包裹邮件(Parcel Post)；　　5)印刷品(Printed Matter)；　　6)样品(Sample)；　　7)商业文件(Commercial Papers)；　　8)密函(Confidentia1)；　　9)亲启，私人信(Private)；　　10)赠品(With Compliments)；　　11)如无法投递，请退某处(1fimdelivered，please re-turn to......)；　　12)保护退还邮费(Return Postage(Guaranteed)；　　13)留存邮局(Post Restitute／Care Postmaster)；　　14)无商品价值样品(Sample(s) of no commercial Value)。2)信文　　信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结