公文常识与几种公文的写作要求讲义.doc

公文常识及几种公文的写作要求 企宣部 李延海 讲授提纲 一、公文概念 二、公文类别 三、公文语言和公文用语 四、几种常用公文的写作要求 （一）请示 （二）报告 （三）通知 （四）通报 （五）总结 （六）信函 五、与公文相关的几点说明 （一）公文的主题词 （二）公文标题中标点符号的使用 （三）公文的数字用法 （四）公文的时间表述 （五）公文的落款 （六）公文的成文日期 （七）公文的用字（字号要求） （八）公文的主送、抄报和抄送 一、公文概念 社会集团与行政管理机构在公务活动中，为一定目的而形成并使用的有现行效用、有特定的文面格式和完备内容的文字材料。是用以传达贯彻方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验，传递信息的重要工具。 公文具有严格的结构。一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关等部分组成。公文形式以文字为主，但随着社会的进步，涉及公务活动的电报、照片、录音、物证等，有时也相当于公文。 二、公文类别 公文可以从不同角度进行分类。 （一）按特点和作用分，有法规性公文、指挥性公文、报请性公文，等等。 （二）按行文方向分，有上行公文、平行公文、下行公文、其它公文（方向不确定者，如条例、细则等）。 （三）按性质分，有行政公文、党内公文、群众团体公文和个人公文。 （四）从草拟过程与可靠程度分，可分为正本、存本、副本、定稿本等等。 ●着重讲一下公文的行文的方向 上行文 在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关的行文。多用于“请示”、“报告”、“情况反映”等。（文字具有请示性语气） 下行文 在垂直的领导系统中，上级机关向下级机关的行文。多用于“指示”、“决定”、“批复”、“通知”、“通报”等。（具有指示、指令、指导性语气） 平行文 平级或无隶属关系之间的行文。通常用“函”。（文件为平等、协商语气） 其它公文 方向不确定者，如条例、细则等。 三、公文用语和公文语言 公文用语，是在公文写作长期实践中形成的，用来表达专门意思或在文中开端、上下文衔接、结尾等处使用的特定词语。不同的公文用语，服务于不同的公务活动和语言环境。按照公文的文种、内容、行文关系等不同的需要，选择使用合适的公文用语，有助于提高公文质量和公文写作速度，有助于公文实现其效能。 公文用语是约定俗成的，例如开端常用“根据、遵照、为了、关于……”；期求则常用“恳请、特请、拟请……”；结尾多用“为荷、为盼……”。 另外，公文还有许多特定的用语，比如：现将、现做、一旦、一并、一度、一经、未经、可否、再度、本应、均应、均须、鉴于、定于、定予、定期、如无不妥、请予、请于、兹（现在）、即席、届时、参与、经与…… 公文属于应用文、实用文之列。对公文的语言则要求，陈言务虚，要准确、庄重、朴实、简洁、严密。以陈述、直叙为主，开门见山、直指核心。不要套话，不渲染、不夸张、不修饰、无歧义。 四、几种常用公文的写作要求 公文的写作要求有很多，总的要求是：观点（主题）明确，内容完整，层次清楚，结构严谨，符合文种格式。 古人对写文章也有个基本的要求，叫做“有物有序”：“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。 （一）请示 机关团体请求上级领导机关、业务指导机关对某项工作或问题指示意见、给予答复或审核批准时使用的文书。 请示由标题、正文、结尾三部分组成。 1、标题通常有两种写法 （1）由“发文机关名称+事由+请示”构成。 如：《XX市教育局关于解决教师住房的请示》。 （2）省去“发文机关名称”，由事由+请示构成。 如：《关于解决教师住房的请示。》 2、正文是请示的主要部分 （1）正文开始，应先在标题下面一行顶格写接受请示单位名称或领导人名字，在名称或名字后面加冒号。 如：“XX市委：”、“XX市人民政府：”或“董事长：”、“总经理：”。 （2）正文具体内容，一般分为请示事由和请示事项两部分。 ●请示事由：即请示问题的依据、原因、出发点等。事由应写的准确、充分、简要，为达到请示的目的奠定坚实基础。 ●请示事项：包括请示的具体问题和本单位（部门）的处理意见。在请示对有关问题的处理意见时，如有两个以上处理方案，可同时提出，但应说明本单位的倾向性意见及理由。 请示事由和请示事项，如内容单一，可一气呵成；若内容较多，可分条列项表述。 3、结尾是要求和目的的具体部分 结尾要写明行文的具体要求。如：“请予批准”、“请审核批示”等。有的不直接写明要求，则写“上请示妥否？请批示”或“妥否？请指示”等。 4、注意问题 （1）应一文一事，切忌一文中提出数件事情，更不应将不同范围、互无联系的两件事情写在同一请示中。 （2）请示主送一个机关或领导，切忌多头请示、多头呈送。 （3）请示内容涉及到其它部门的工作时，应事先