档案工作建设规范.ppt

* (2)档案统计。 现行的《档案事业基本情况统计年报》是经国家统计局批准发布实施的，是档案行政管理部门及时了解和掌握档案工作情况的基本统计资料，各级档案部门应及时、准确填报。 * * 5、定期组织档案鉴定 档案保管期满，档案部门应定期组织鉴定，对有保存价值的应继续保存，对已失去保存价值的应进行销毁。 (1)鉴定工作应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门人员共同组成鉴定小组。 * * (2)鉴定小组按有关规定进行鉴定。对失去保存价值的档案由鉴定小组提出销毁意见，登记造册，经机关分管负责人签字批准后，由二人在指定地点监销。销毁清册经监销人员签字后归档，永久保存。 (3)鉴定工作结束后，应编制详细的鉴定工作报告存档，并报同级档案行政管理部门备案。 * * 6、定期移交档案 2004年4月2日公布、5月1日实施的《山东档案条例》规定：列入市或县(市、区)收集范围的档案，自形成之日起满l0年，向该市或县(市、区)综合档案馆移交；部门档案馆保存的永久档案，在本馆保存满30年，应向同级综合档案馆移交，国家另有规定的除外。 * * 档案馆对机关档案室移交进馆的档案有如下要求： (1)进馆档案必须以全宗为单位系统整理编目，分阶段移交。 (2)进馆档案要齐全完整，分类符合分类的基本原则和机关档案形成规律，保管期限划分正确，档案排列条理。 * * (3)机关档案室编制的组织沿革、全宗介绍、检索工具、资料、电子文件以及有凭证作用、纪念意义的重要实物等，应随同档案一并移交。 (4)移交目录(案卷目录、全引目录、归档文件目录、机读目录等)编制一式二份，档案馆、档案室双方依据目录清点、核对档案，并填写档案交接文据。 * * 7、档案的移交手续 移交档案要严格履行交接手续，形成规范的交接文据。1992年12月，国家技术监督局发布了GB／T13968—92《档案交接文据格式》，该交接文据在变更档案保管者或所有者过程中形成，具有法律效力。接文据应一式二份，分别由移交单位和接收单位保存。 * * 档案交接文据由三部分构成： (1)确认交接单位或个人的法定身份、交接性质及范围。 (2)交接档案、资料及有关材料的种类 (3)移出说明及接收意见 * * 四、档案的安全保管 档案保管工作的任务是防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。 1、落实“九防”措施。 防火 、防水、防强光、防尘、防盗、防虫鼠、防高温、 防潮、防磁 * * 防高温、防潮：控制库房的温湿度 库房温度应在14℃一24℃之间；相对湿度应在45％一60％之间 防磁：对磁性载体档案，要采取防磁措施，防止脱磁。一般应配置防磁柜。 * * 2、定期检查 定期检查的重点：一是有无潜在的安全隐患；二是有无霉变、虫蛀等现象；三是档案的凋出和归还是否履行了严格的手续，是否有长期使用未归还的案卷等。 定期检查发现的问题，要及时向分管领导汇报，并采取积极措施予以解决。同时应填写检查记录，归入全宗卷。 * * 第三节 档案利用 保存档案的目的是为了利用，利用是档案工作的根本目的，也是档案业务工作的中心环节。档案开发利用的效果反映了档案工作的质量和水平，机关档案开发利用工作包括： 1、编制检索工具 * * 机关档案部门应编制：案卷目录、全引目录、专题目录、文号索引和著录卡片等。这样便可基本构成一个分类法与主题法相结合的检索工具体系。立卷改革的单位，归档文件目录可替代案卷目录和全引目录。《考核办法》要求按照著录规则建立目录数据库。 * * 2、编制参考资料 从开发档案信息资源为机关各项工作服务出发，机关档案室一般应编写全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇集和专题文件汇编等参考资料。同时，档案室还应从本单位的实际出发，主动进行深层次的档案信息开发，编辑出版更多、更有价值的档案参考资料。 * * (1)全宗指南 全宗指南又称“全宗介绍”，是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书，也是一种参考资料。由封页、正文、备注三部分组成。 * * ①封页包括： 全宗指南名称、时间、全宗号。全宗指南名称由全宗构成者的名称(全称或通用简称)加“全宗指南构成。 如：聊城市档案局全宗指南。 * * ②正文包括： 全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成分介绍。 ③备注包括： 本全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明，需加解释的名词、事件和问题，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明，其他有关问题的说明。 * * (2)组织沿革 组织沿革，是指系统地记载一个机关、行政区域或专业系统的管理体制、组织机构、人员编制和领导任职等变革情况的材料。 (3)大事记 大事记，是按时间顺序简要记载一定历史时期的重大事件和重要活动的参考资料。 * * (4)