第13章公文处理程序的特点与变迁.pptVIP

第十三章 公文处理程序的特点与变迁 第一节 公文处理程序的特点 一、公文处理程序的含义与内容 公文处理程序是根据公文的制发、办理和管理的规律，对文件工作中的一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。公文处理程序反映了文件在各类机构内部有目的的运转的全部过程，通常包括收文处理、发文处理和办毕公文的处置等具体过程。 （一）收文处理程序的工作内容 收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行处理和办理的过程。 （二）发文处理程序的工作内容 发文处理是指机构为履行职能制发公文的过程。 （三）办毕公文处置的工作内容 办毕公文处置，指根据办毕公文的不同内容或价值，对其分门别类，剔除无用文件，对具有保存价值的文件进行有序化整理的活动。 二、公文处理程序的特点 （一）规范性 （二）有序性 （三）“双轨制” （四）非线性 第二节 OA环境中的文件档案一体化管理 OA是一个动态概念。在不同的发展阶段，其内涵在不断深化，外延也相继扩大。为了充分反映信息社会和网络环境下现代办公自动化的时代特征，适应经济全球化和信息网络化对办公自动化的需求，有学者建议将“办公自动化” 改为“办公信息系统” 。 一、OA环境中文件、档案一体化管理的含义 文件、档案一体化管理，常简称为“文档一体化”。 1、生成控制一体化 2、管理流程一体化 3、信息利用一体化 二、文件、档案一体化管理是必然趋势 （一）文件工作与档案工作的内在联系要求实行文档一体化 （二）有效管理电子文件的前提是实现文档一体化 三、文档一体化的实现途径 我国在20世纪80年代中期首次提出文档一体化的概念。 实现途径：在全程管理和前端控制指导下对整个管理流程的重构。 第三节 公文处理流程的重组 一、流程重组的概念 公文处理流程重组是指以文件、档案一体化管理理念为先导，打破文件工作、档案工作互相分家的局面，对原有的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节、提高效率、满足电子文件的全程管理需求。 二、流程重组的必要性 公文处理程序缺乏规划或设计不当，已经成为电子文件难以在网络环境中正常运转的瓶颈，电子系统中的文件、档案一体化管理也就无从实现。因此，必须加强对公文处理程序的科学规划和有效控制，在完善纸质公文处理程序的基础上充分考虑电子文件的形成规律和运转特点，重新考虑电子公文处理程序的重组问题，优化处理流程，以便和电子文件管理系统有效衔接。 三、流程重组的方式 （一）环节前置 （二）环节后延 （三）环节叠交 四、流程重组在系统中的实现 文件生命周期理论启示人们在软件设计上应充分体现全程管理和一体化管理的理念，文档一体化是电子时代文件管理工作的必然发展趋势，文件管理软件的设计不应仅仅局限于文件的现行处理阶段，而是应基于文件生命周期，全面考虑从文件管理到档案管理的系统功能需求。 * * *