会议组织与管理精选.ppt

会议组织与管理 靳连冬 西北大学公共管理学院 邮箱：jld545@163.com 第一部分 会议概述 会议及其特性 会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动 。 组织性：明确的主办者；健全的领导、管理服务体系；严格的活动规则；科学的会务程序。 口头性：报告、发言、讲话、辩论（可辅以书面和声像交流方式） 群体性：三个以上成员（对等的民事主体之间所举行的两人之间的单独会见和会谈）。 会议目的表现形式：议题、议程、会议结果。 会议作用 沟通信息 发扬民主 科学决策 协调关系 联络感情 推动工作 会议活动要素 主办者 与会者 议 题 时 间 地 点 形 式 结 果 会议主办者 会议主办者：对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人。 会议主办者： 具有领导和管理职权的机关 会议的发起者 合作性组织成员（成员体轮流主办年会，或通过申办竞争方式获得主办权） 与主办者相关的术语 承办者：具体落实会议组织任务的机构或个人。 协办者：是通过经费资助、名义使用、智力支持、物资援助、人力保障、工作分担等方式对会议活动提供支持，并承担民事法律连带责任者。 赞助者：是以某种形式提供赞助的机构或个人。 与会者：是会议活动的主体。一般由正式成员、 列席成员、特邀成员和旁听成员构成。 会议议题 会议议题：是根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 相关术语： 会议主题 中心议题 动 议 会议时间 会议时间：起讫时间和时间跨度。 相关术语： 会 期 会议周期 休 会 复 会 闭 会 会议地点 会议地点：地理位置和具体场所。 相关术语： 实地会场 虚拟会场 主 会 场 分 会 场 会议形式 会议形式：组合会议主体、信息和物质各要素的手段和方式。 相关术语： 座位格局 气氛渲染 活动样式 技术手段 会议结果 会议结果：会议结束时实现目标的程度。 会议结果：文件记载，公布传达。 两类相关文件： 过程文件 最终文件 会议种类 按性质分：法定性会议、非法定性会议 按与会者来源分：国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议 按与会者相互关系分：纵向关系会议、横向关系会议 按目的、作用分：周知性会议、显示性会议、征询交流性会议、决策权力性会议、协调性会议、行业性会议、专门会议 按会议方式分：现场会、演示会、电话会、视频会、广播会、计算机会、座谈会、茶话会、招待会、普通会 第二部分 会议管理 会议管理主要内容 成立组织领导机构 建立会务工作机构 制定会务工作原则 会议领导机构 组 织 委 员 会 筹 备 委 员 会 主 席 团 资格审查委员会 学 术 委 员 会： 会务工作机构 是在会议领导机构的领导下完成会议组织、协调和善后工作并为与会者提供全面服务的工作系统。 会务工作机构一般称大会秘书处，设秘书长。 秘书长既是组委会(筹委会)的领导成员，又是会务工作机构的负责人。 秘书长职责 筹备阶段，协助会议领导机构负责人开展工作，执行领导机构的各项决定和决议； 根据会议领导机构授权，审查批准会议活动的各项具体预案，并组织落实、检查指导和统筹协调； 向会议领导机构及时汇报筹备工作的进展情况，指出存在的问题并提出改进措施； 法定性代表大会的秘书长，在预备会议之后，主持召开第一