会议与商务活动_06-07商务接待与宴请精选.ppt

一、商务接待 根据不同的标准，可将接待划分为不同的类型 (1)按来访者的国别分类 :内宾接待和外宾接待 (在接待过程中，秘书人员要注意礼仪，生活安排 也要顾及外宾的民族或地区的风俗和饮食习惯) (2)按来访者事先是否预约分类,接待可分为 :有约接待和无约接待 (接待之前，都要对来宾接待工作进行具体的准备和安排。接待工作的准备可以分为心理准备，仪态准备、环境准备、物质准备等 ) （一）商务接待准备 服饰是人形体的外延，服饰往往可以表现出一个人的人 格。秘书穿戴什么样的服饰，直接关系到别人对秘书和企业 形象的评价。事实证明，秘书的服饰只有与穿戴者的气质、 个性、身份、年龄、职业以及穿戴的环境、时间协调一致 时，才能真正达到美的境界。 秘书服饰穿戴选择的基本原则如下。 （1）服饰的选择要与秘书所处的环境相协调 （2）服饰的选择要与秘书的社会角色相协调 （3）服饰的选择要与秘书的自身条件相协调 （4）服饰的选择要与穿戴的时节相协调 三、接待环境准备工作 会客室（办公室）环境包括室 内空气、光线、颜色、办公设 备及会客室的布置等外在客观 条件。 环境准备： 绿化环境 空气环境 光线环境 消除噪音 四、做好接待工作物质准备 会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈 及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话去。为了 使会客室内显得生机盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景和花 卉。为了方便来访者进屋后有放衣服的地方，应准备衣帽架。 可准备一些书报杂志、单位宣传小册子等材料。准备一些笔 和便条纸，以便做必要的记录。办公室的用具设备要精美、 坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用，有条件 的可采取用自动升降的办公椅，以适应秘书人员的身体高度。 同时应根据不同的工作性质，设计不同形式的办公桌椅。另 外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡 片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等， 便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移 动，如果来访者，就将其置于一隅。 二、拟订接待计划（点击案例2）(接待计划指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排 ) 一、指导思想 二、接待规格 ①同等接待②高规格接待③低规格接待 基本原则：身份对等、一律平等和有所区别 三、接待日程 接待日程，即接待来宾的具体日期安排。其基本内容应包括迎 送、会见、谈判、参观、游览、宴请等。 四、接待人员 接待人员表现出色是做好接待工作的关键 五、接待经费 要明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对 方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例。从总体上 讲，接待工作的方方面面均受制于接待费用的多少。 六、饮食住宿 需注意：一是遵守有关规定，二是尊重来宾 习俗，三是尽量满足来宾需求。 七、交通工具 需要接待方为来宾联络交通工具时，应尽力而为；需要接 待方为来宾提供交通工具时，应努力满足；而当来宾自备交 通工具时，则应提供停车等便利 八、安保宣传（谨小慎微） （点击案例3） 三、接待活动的实施 掌握来宾的抵达时间及交通工具 见面、介绍、握手（握手的力度、时间、禁忌、先后顺序）（讲究态度 、注意时机、时间、送名片的礼节、方法、内容） 陪车 安排住宿及服务 在走廊的引导方法 在楼梯的引导方法 在电梯的引导方法 客厅里的引导方法 诚心诚意地奉茶（点击视频） （四）送客 “出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。 在道别时，特别应当注意下列四个环节：一是应当加以挽留；二是应当起身在后；三是应当伸手在后；四是应当相送一程。 四、接待小技巧 秘书人员在接待工作中，常常会遇到以下几种情况。对这几种情况，秘书人员要本着不违背原则、不怠慢来访者的宗旨，机智灵活地妥善处理。 一、当客人要求面见主要领导时 二、当领导临时因事外出时 三、当客人贸然来访时 四、当来了不受欢迎的客人时 五、商务宴请 宴会种类 按规格分：有国宴、正式宴、便宴、家宴； 按餐型分：有中餐宴会、西餐宴会、中西合餐 宴会； 按用途分：有欢迎宴会、答谢宴会、国庆宴会、 告别宴会、招待宴会； 按时间分：有早宴、午宴和晚宴； 其他如鸡尾酒会、冷餐会、茶会都可列为宴会。 （一）确定宴请对象、目的、范围和形式 （1）对象。首先要明确宴请的对象，主宾的身份、国籍、习俗、爱好等，以便确定宴会的规格、主陪人、餐式等。 （2）目的。宴请的目的是多种多样的，可以是为表示欢迎、欢送、答谢，也可以是为表示庆贺、纪念。明确了目的，也就便于安排宴会的范围和形式。 （3）范围。宴