请款及报销费用管理制度.doc

请款及报销费用管理制度 总则 本着规范运作、控制成本、合理、高效原则，特制订本制度。 请款事项及程序 备用金、非工程合同付款、重大活动筹备、市外出差、其他需支付较大金额事项等，可以请款。 各项请款，均应符合相关管理制度的要求和流程。 请款按以下程序进行。 请款人有责任尽早取得各项请款的有效发票或收据凭证并及时报销，一般报销时间不得超过请款日后两周。如因特殊情况不得按期取得有效发票或收据，应向财务部说明原因，可适当延长，但最长不得超过一月，否则财务部应停止其下次请款并有权从其工资中扣回请款。 请款人需按“请款单”中规定的格式填写清楚请款日期、请款单位、请款人、请款用途和申请请款金额等事项。合同付款、固定资产等采购业务须按《合同管理制度》、《采购管理制度》进行审批、会签，在执行程序前需经“行政人事部”完成预核审批程序。 报销事项及程序 按公司各项业务，取得相应有效发票或财务认可的报销凭证后，可以报销。 各项报销，均应符合相关管理制度的要求及流程。 报销按以下程序进行。 员工取得各项业务有效发票或收据凭证后，在规定的报销单据上分类别、按要求完整、清洁地粘贴好原始单据，须在二周内办理报销手续；如因特殊情况不能按期办理，经说明原因后，可适当延长，但最长不得超过一个月。经财务部催告由于自身原因未及时报销，从发票日起计算超过一个月，财务部有权拒绝其报销。 请款、报销时间 公司实行每周四集中递送请款、报销单据；符合规定的，财务部于周五付款。合同节点付款、特殊情况除外。 每周四上午，经办人将填妥的“请款单”、“费用报销封面”贴好原始单据。 将贴好的“费用报销封面”装入拉链袋（内附易事贴，写明报销总数），并将“请款单”、“费用报销封面”交部门经理审核、签字后交行政人事部。 部门经理及以上管理人员每周四上午，可直接将填写好的“请款单”“费用报销封面”装入拉链袋（内附易事贴，写明报销总数）、交给行政人事部。 “费用报销封面”的填写要求：详见“样本”。 行政人事部汇总报销拉链袋，交总经理助理签字（若有）。 行政人事部汇总，交财务经理审批。 行政人事部交总经理签字。 周五，出纳放款，由行政人事部通知报销人员领取报销金，经办人校核拉链袋内易事贴的总数。 拉链袋由报销者本人保存。 附：《费用报销封面》样本 要求：写明项目 写明事由 若是招待费须附有特批单，在特批单中写明： 1.招待原因2.对方单位名称人员 结算方式栏后写明：（现金，或冲往来帐，或支票） 报销经办人一栏，填写付款人本人姓名 原始单据栏：填上原始报销凭证的张数 合同、固定资产等付费规定 合同、固定资产等采购发包业务须按公司“合同管理制度”中规定，完成合同审批、会签手续，并在执行中按合同请款、付款登记的要求办理手续后才能付款,并填写费用报销单。 办公用品等物资报销的规定 各部门每月25日前根据本部门实际工作需要，填写《物品采购计划表》，经部门经理签字，交行政人事部汇总、核准。 需添置办公家具、办公自动化设备等非工程类物资的，填写《办公家具、设备申购单》，经部经理签字，交行政人事部汇总、核准，按《采购管理制度》规定交由总经理审核签字。 办公用品、非工程物资应由行政人事部统一按《行政采购制度》规定的程序及权限办理采购，特殊情况下才可由使用部门自行采购。 办公用品，非工程类物资必须填写入库单，办理入库手续后，方可办理报销手续。 财务人员审核时应对照已收到的申购单和入库单，未经审批，擅自购买者不得报销。 业务招待费报销规定 业务部门因工作之需招待客户的，须事先填制特批单，报部门经理批准，行政人事经理、总经理审核签字。 业务招待费在报销时须由部门经理、行政人事经理、总经理审核签字，在报销单后需附上特批单，特批单上应注明1.招待原因。2对方单位名称人员。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。 有关集团、总部发生的业务招待费应按特殊情况处理。 交通费报销规定 按“交通费管理制度”有关规定进行报销。 培训费报销规定 员工参加有关于本职工作的进修需经部门、行政人事部同意并登记备案，所发生培训费用按公司制定的培训有关规定予以报销。 电信费报销规定 员工手机费根据公司“电信费管理制度”有关规定给予每月按额度报销一次，超出部分由员工自行承担。 附则 本制度经总经理室批准后生效。 附表 《请款单》 《费用报销封面》 《特批单》 上海万悦物业管理有限公司 2007年5月 特 批 单 07-08-15版 经办人 所属部门 日期 特批事由 特批要求 部门管理处 经理意见 行政人事部意见