公司-员工请款报销管理制度.docx

沈阳市**家具有限公司员工请款报销制度文件类别：总办类文件编号：ZB-2015-09-002文件版次：A/0编写日期：2015年11月10日生效日期：2015年11月15日机密等级：合计页数：共5页编制：审核：批准：**公司员请款、报销管理制度一、目的：为适应企业发展，加强内部管理，做到请款、报销规范化，特此制定本制度。二、目标：通过简化、明晰请款、报销流程，进一步规范公司款项支付和报销审批权限和审批程序，从而加强公司制度化建设。三、适用范围：沈阳市**家具有限公司各部门。四、具体要求：（一）签批流程 经办人在原始单据上按要求填写清楚事由和金额等内容并由经办人签字——报部门负责人审批签字——会计签字（对请款金额和书写内容进行审核）——总经办负责人签字——总经理签批（单笔500元以上）——财务总监签字——出纳付款。总经理签批的事项，在特殊情况下，财务部负责人要以图片形式请示总经理，总经理可授权财务部门负责人代为执行，事后补签。（二）项目1.备用金制度备用金申请：食堂采购员备用金额度是2000元。生产零星采购员备用金额度是10000元。采购内勤备用金额度是1000元。备用金核销：使用备用金人员，在工作岗位异动或离职时，须要把经手的代办事项交代清楚，形成书面报告，并结清备用金。财务部方可在岗位异动表或离职单上相应位置签字同意。2.原材料采购请款、报销（1）请款：经办人到本公司财务部领取请款单，请款单内容应填列完整，如为申请采购原材料、固定资产请款，还应标注发票取得日期，并向财务部门提供手续完备的采购合同（新客户必备材料），经会计审核后，逐级签批。材料采购单笔超5000元，要提前1天报请财务部门，单笔超过10000元，提前2天报请财务部门。财务部门做好资金预算。单笔采购：指一张付款申请单，可包括几种材料。（2）报账采购人员及时将所购材料及时入库，及时到财务室报销，月末零星采购，做到当月采购，当月入库，当月报销。特殊情况，月末未能到财务报销，应将未报销的材料整理成未报销说明，送交财务部门负责人。避免影响财务室核算工作。采购人员应在请款时承诺的时限内，将取得增值税专用发票送交财务报账处理。须要质检部门出具检验合格单的，报账时，要附检验合格单3差旅费请款、报销（1）出差人员填写出差申请表，依据现行的人事部行政表格----出差申请表。逐项填写清楚，进入签批流程。（2）差旅费报销单填列报销单项目食宿补助费用栏次由财务人员核定。其他内容由出差人员按照发生内容自行填写，其中：出差出发到达时间要求精确至时点，报销单填列的内容应与取得原始票据一致，并同时在原始凭证粘贴单上分类填列。如有取得的手撕客运发票，应在票据背面标明出发到达时间及地点，发生的乘车行为应与提供的票据类型、内容相符。（3）销售部差旅费报销标准及计算方法，依据现行制度执行。交通工具:市内接送客户，可以乘坐出租车，但是，需要提前申请，得到允许后，方可执行。出差人员除公司派车及乘飞机以外，应选择乘坐火车、客运汽车及其它公共交通工具出行。除以下几种原因，出差人员乘坐出租车费用公司不予报销。a、目的地偏远或时间不适合，无可供选择公共交通工具；b、接送及会见客户等紧急情况；c、其它经领导审批可以乘坐出租车的情形，并且内贸业务员在外地出差期间，每座城市给予50元的打车补助标准，此补助要凭打车票报销。4.资产采购报销规定（1）固定资产报销报销时如为采购设备，所附凭据应包括发票、采购合同、验收合格手续、存放地点、管理责任人内容。（2）低值易耗品及零星采购报销报销时所附单据内容应包括体现商品明细的发票、验收人签字，如为入库商品，应有保管员签字的入库单。有验收合格单的，附合格单，没有验收单的生产性低耗品，生产厂长要签字。（3）报销凭据要求如采购供应商为一般纳税人，采购人员取得发票类型为增值税专用发票，若发票明细标注“详见清单”，则发票后附清单应为税务系统提供的统一印制增值税发票清单。如在从经常发生业务小规模纳税人供应商处采购或金额较大，应取得税务局代开增值税专用发票。5招待费请款、报销规定：招待费报销实行事前申请制度，批准人为总经理。并在行政部负责人处备案，可以是总经理书面签批形式，也可是聊天记录打印的图片形式。并注明宴请对象，作陪人员名单。备案表由行政部设计。财务部初审时，报销人要填写报销单，附件有发票、备案表等。初审合格后，逐级签批，最后出纳核销。其他费用请款、报销规定临时请款、报销规定按照签批总流程进行。（三）报销单粘贴及填列经办人粘贴报销单时应按照实际发生内容分类在凭证粘贴纸上粘贴并填列。票据整理、粘贴要求：分开需要粘贴的票据和不需要粘贴的票据。原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、专项经费等等，应按照类别分别粘贴，把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起