戴德梁行档案分类编制方案(04-09-22).doc

物业管理公司 档案分类编制方案 （参考稿） 戴德梁行物业管理有限公司 谨呈 物业管理档案分类编制方案 为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案 术语 类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述 类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。 2、类目设置“ 设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置 3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。 标识符号： 本方案采用阿拉伯数字编号制 上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”隔开。 编号结构形式： 编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“—”隔开 第一段：为卷宗码 第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。 第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。 第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第五段：为案卷流水码。 物业管理档案编号结构： X · X · XX · XXXX — XXX 卷宗码 一 级 类 目 代 码 二 级 类 目 代 码 年 度 码 卷 宗 流 水 码 例 1 ( 1 ( 01 ( 2000 — 001 第一号卷宗 物业管理类 物 业 管 理 文 件 2 0 0 0 年 第 一 份 卷 宗 保管期限 短期：15年 长期：50年 永久：地籍产权终止日 物业管理档案一级类目分类编号表 一级类目 编号 备注 物业管理类 1 经营管理类 2 物业接管类 3 户主入住类 4 设备、设施类 5 维修、维护类 6 声像类 7 会计类 8 物业管理档案类目代号表 一级类目 二级类目 文件形成部门 类号 类目名称 类号 类目名称 1 物 业 管 理 类 01 物业管理文件 物业管理部 02 业主自治管理 物业管理部 03 物业管理服务 物业管理部 04 投诉和处理 物业管理部 05 保卫、保安管理 保安部 06 消防、安全管理 保安部 07 清洁、绿化管理 物业管理部 08 社区文化管理 物业管理部 物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保管 期限 类名 类号 类名 类号 物 业 管 理 类 1 物 业 管 理 文 件 01 1．物业管理单位营业执照、税务登记证明 长期 2．物业管理单位资质证书 长期 3．物业管理费收费许可证 长期 4．物业管理的法规、法例 长期 5．物业管理委托、服务合同 长期 6．物业管理单位年度计划 长期 7．物业管理单位有关规定 长期 8．物业管理单位用房、租房的请示、批示 长期 9．房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表 长期 10．物业管理费用申请、请示、批复 长期 11．物业租赁情况报告、市场调查材料 短期 12．其它 业 主 自 治 管 理 02 1．业主代表大会形成的文件 长期 2．业主委员会章程、公约、合同 长期 3．业主委员会的决定 长期 4．历届业主委员会名单 长期 5．物业维修基金使用管理情况 长期 6．业主的意见、建议及处理情况 短期 7．其它 物 业 管 理 服 务 03 1．物业设备运行服务产生的文件材料 长期 2．保洁服务产生的文件材料 短期 3．保安服务产生的文件材料 长期 4．物业维修、更新费用、财务管理形成的文件 长期 5．有偿服务收费标准 短期 6．其它 投 诉 和 处 理 04 投诉处理程序 长期 2．投诉处理意见 短期 3．其