内部审计在医院维修配件管理中的实际运用.doc

内部审计在医院维修配件管理中的实际运用 　　医疗设备是衡量现代医院发展水平的一个重要内容，加强医疗设备管理是强化医院管理的重要路径，医疗设备维修管理在设备全程管理中极为重要，而维修配件管理是设备维修管理中不可或缺的环节，因此医院内部审计部门将维修配件审计作为加强医院设备管理的切入点，通过规范维修配件的管理，进一步提升医院内部控制水平，强化内部审计在医院管理中的作用。 　　一、审计范围和重点 　　审计范围涵盖配件采购、验收入库、保管、领用、维修、入账、报修、系统利用水平等在内的多个环节，以存货管理和报修系统使用情况作为审计重点。 　　二、审计主要方法 　　1. 核对电子台账与手工明细账，评价配件的入账情况。2. 盘点库存，就存储环境和管理效果给出审计意见。3. 审计配件采购和领用情况。4. 评价设备报修系统的利用情况。 　　三、审计发现的问题和建议 　　1. 配件管理存在问题 　　审计人员通过库存配件抽样盘点，发现以下问题： 　　（1）存在账实不符的情况。一是配件维修领用后没有及时入账；二是购买设备赠送的配件没有入账；三是长期弃用的历史遗留配件没有登记入账。 　　（2）配件种类繁多、型号各异，记账人员对入账配件不了解，标注不够详细准确，导致账面物资与实物对应困难。 　　（3）新配件、旧配件、低值易耗品、医疗设备存放同一仓库，没有进行分类存储管理。库存环境不佳，标识不清，查找不便，不易盘点，存在非常用配件遗忘后积压在库的情况，形成资源浪费。 　　（4）没有盘点计划，库存物资长期缺乏盘点。 　　（5）医院信息中心通过设备科购买电脑配件，由设备科负责账目，但配件实际由信息中心保管。该部分配件的领用和使用情况没能在账目上进行及时、准确、有效的体现，形成管理漏洞。 　　针对上述审计结果，给予以下审计处理建议： 　　（1）重新整理库存物资，设立独立的配件仓库，新旧配件分区管理，做到名称规范、标识清楚。 　　（2）规范配件入账名称，与库存标识统一，便于查找和盘点。 　　（3）开展全面盘点工作，所有在库配件分类入账，对于账实不符的情况及时更正，不再使用和损坏的配件及时处理。并制定盘点计划，定期对库存配件进行盘点。 　　（4）在信息中心设立配件二级库，电脑配件进行二级库管理，设立账目，登记出入库情况并汇入配件总账。 　　2. 配件采购存在问题 　　审计人员在审计过程中发现一笔采购记录存在问题。2014年3月31日采购入库100只插座、50只开关，总金额3400元，截止2015年11月30日，该批配件尚未被领用。经调查，该批配件原计划是总务科用于病房床头控制带的安装，采购后遭弃用。上述行为直接导致库存积压、资金浪费，相关责任需落实到人，并对弃用的配件提出合理的处理方案。设备科科长要严格审核采购申请，大额配件的采购需分管院长签字，做到物尽其用。申请科室需对购入配件的使用情况负责，杜绝浪费。 　　3. 维修管理系统使用问题 　　2014年1月医院维修管理系统投入使用，但使用情况并不理想，网上报修数量大幅度减少，电话报修仍是主要途径。维修人员接到电话申报后，负责各自管辖科室的维修工作，维修时所需配件采购也是通过口头申报。2015年度通过电子维修系统提交的维修申请屈指可数，该系统自带的汇总、分析等功能也处于荒废状态。信息系统作用的闲置，导致设备维修工作缺乏统筹、协调、监督和测评。维修人员维修工作积压但得不到有效调节时，不可避免地会带来维修工作的延迟和遗漏。维修工作没有系统记录，维修进程无法监管，如果遇到配件迟迟不到位的情况，也不能及时发现并督促，很有可能导致设备长时间停工，这不仅影响了工作效率和经济效益，更重要的是会延误病人及时就诊，加剧医患矛盾。除此之外，信息系统的闲置不利于管理人员掌握维修配件的购买、更换、使用情况，进而也会影响医疗设备的维护和管理。 　　建议充分发挥维修管理系统的作用，维修管理系统的充分利用是对管理制度和管理模式的一次调整，合理利用新制度、新模式，能够提升设备管理的效率性和效果性，进一步增强医院的经济效益和社会效益。各职能科室需通过系统进行维修申报，系统具有汇总和提示功能，有助于维修人员及时开展工作。维修申报必须当天受理，对于已受理的维修项目须第一时间记录并反馈在系统中，包括具体修理情况以及是否更换配件。通过电话申报的科室，要求其同时在维修系统上进行申报登记并对修理结果给予评价。设备科负责人可以随时查阅维修信息，掌握完整的维修数据，做出合理的业务分析和工作调度。同时可以对维修人员的工作效率和业务水平有直观的评价，作为绩效考评的参考。对于经常损坏的设备也可以进一步分析损坏原因，计算其经济效用，为设备的维护和更新换代提供数据支持。信息系统的充分利用不仅可以提高维修人员的业务水平和工作效率，同时能够优化配件库存管理，实现资料的完整性、真实性