职场邮件达人—emailer 2.0.doc

职场邮件达人—emailer 小小一邮件, 人品大体现, 收发讲时序, 学问深, 打造好邮品, 人品定非凡, 虽然一些本属于email的用户体验常常被更新媒介形态所超越,但是，email的最基本用户体验--“异步一对一”却历史悠久已达数千年而不退步，为什么？“异步一对一”非常挈合东西方的“社会性”。 “社会性”，在东方和西方来说，有很大不同，分别对应“己所不欲，勿施于人”的和“人所不欲，勿施于人”，前者是我优先强调自我，后者是其他人优先强调人与人之间的关系准则。 在email的长期实践中，笔者逐渐发现了“社会性”的差异。而通过把email作为工作沟通媒介用来把“己所不欲，勿施于人”升华为“人所不欲，勿施于人”，恰好是职业发展和公司管理进步的一个最省力抓手。 事实上，email在500强公司的使用率一直是第一沟通媒介。为什么？因为email同时具备了对等协商、三方证据、群发通知等人际特征。在实际使用过程中，如果不注意，往往会出现大问题，直接导致人际关系恶化，甚至影响职业升迁。如果稍稍用心，将email作为修炼礼仪、锻造情商、涵养道德的出发点，在不断地举一反三过程中，就可以真正成为职场邮件达人—emailer。 email主送、抄送（CC）、暗送（BCC）、回复（re:）和转发（FWD:） 主送、抄送和暗送，是email的基本功，核心精髓在于顺序。 1）主送 通常情况下，发信人是希望得到主送人及时回信的，尤其是第一主送人的立即回信，更是珍贵。目前各个通用ISP（163、qq、hotmail等）都有自动回信功能，但还没有一家ISP推出针对特定发信人自动回复特定内容的功能，很遗憾。 一般情况下，第一主送人最好在4小时内回复，哪怕“OK”这么简单也行，以体现礼貌。如果超过了4小时，就在email正文最前面加一句特效过的“对不起，有事耽搁了，刚看到”这样的话以示歉意。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时确认已收到并且正在处理，比如“收到了，我们正在处理，会大概在XX日XX时之前回复”。当老板常常以第一主送人身份及时地、礼貌地地回复下属和伙伴的email时,企业形成积极互动文化就是指日可待的。 如果,发信人感觉事情特别重大,必须收到收信人的回信,否则只能电话讨论或当面沟通的时候,可以在标题前部增加一个双方事先约定过的特殊标记,比如{!}、{!!}、{!!!}[!越多越重大]。 主送人的顺序，除了第一主送人外，其他主送人依关联度来安排，关联度高的列在前面。 有一个潜规则：如果老板必须出现在主送人位置，那么，老板必须是唯一主送人。在这种情况下,抄送人一般是禁止公开回信和FWD的,而老板除一般不应该公开回信肯定/否定（会破坏公平性）,仅仅回复知晓即可。2）抄送（CC） 通常情况下，发信人希望他发出的email受到更多人的关注，但并不要求一定要回信，这就是抄送得以存在的前提除非在email正文中特别指出希望某个抄送人给出专门的意见外，比如“XXX（抄送人）在XX月XX日XX时XX分前”。在高度职业化的工作场合，同级之间发mail一定要抄送共同上级和/或共同上级指定的独立监督人，可起到见证的作用，背后有“共同上级和/或独立监督人有无限知情权”的管理思想。 抄送人的顺序，主要依级别/威信来安排，高级别/威信的列在前面。 有一个潜规则：老板作为最高级别/最高威信的抄送人肯定要列在第一抄送人的位置。这种情况下，所有主送人的公开回复只能采用中性的就事论事语气并且稍微正面的人际立场。 1．3）暗送（BCC） 是抄送的变种，可以回信但特别强调只能单独回信给发信人。在高度职业化的工作场合，虽非共同上级和也非共同上级指定的独立监督人，但有可能希望该mail的部分内容被另外一些人了解，但并不合适被主送人或抄送人知道“该mail的部分内容被另外一些人了解”这个事实。 4）回复（re:）和转发（FWD:） 回复分几种情况：1）最常见的是，只回复给发信人一个；2）比较常见的是，回复发信人的同时故意增减和调整主送和抄送的顺序以体现其内心期望哪些人再回信给他（回信人）或希望哪些人了解其回信内容；3）虽然常见但笔者不提倡的是，回复给发信人和所有主送人和抄送人并按照ISP提供的程序自动组织主送和抄送的顺序。 回信内容如果是逐条回复，最好用特殊颜色以与原始正文有所区分。 切忌，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理，这与表扬当众，批评不当众是一个道理。 转发的基本原则是一定要将发信人列在抄送人中。正是因为“一定要将发信人列在抄送人”，如果存在转发到发信人不希望更多无关人了解该邮件内容的可能性，就要提前向发信人打声招呼。有些公司特别在意转发的滥用,这些公司往往会要求其员工在邮件签名中加上诸如“This message and any attachment