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第四章 报表管理 第一节 报表管理系统概述 一、会计报表的分类、报表管理系统的分类 （一）会计报表的分类 1.内部报表 2.外部报表 （二）报表管理系统的分类 1.专用会计报表管理系统 2.通用会计报表管理系统 3.财经电子表系统 第一节 报表管理系统概述 二、报表管理系统的功能 （一）按手工编制会计报表的设置功能 （二）按报表管理的思想设置功能 1.文件管理功能 UFO提供了创建新文件、打开已有的文件、保存文件、备份文件等文件管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换。 UFO的文件可以转换为Access文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件、文本文件、数据库文件，上述文件格式的文件也可转换为UFO报表文件。 提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其它流行财务软件交换数据。 第一节 报表管理系统概述 2.格式管理功能 3.数据管理功能 第一节 报表管理系统概述 4.图表功能 图表功能常采用“图表混排”的方式，方便地进行图形数据组织 制作直方图、立体图、园饼图、折线图等多种图示的分析图表 5.显示打印功能 6.二次开发功能 第一节 报表管理系统概述 三、报表管理系统的工作过程和数据处理流程 （一）报表管理系统的工作过程 第一节 报表管理系统概述 （二）会计报表的数据处理流程 1.快速编制会计报表的处理流程 2.编制会计报表的一般处理流程 第一节 报表管理系统概述 四、报表结构与基本术语 （一）报表结构 1.表头 2.表栏 3.表体 4.表尾 第一节 报表管理系统概述 （二）基本术语 1.UFO报表管理系统的两种状态 报表的格式状态和数据状态 （1）格式状态 在格式状态下进行的操作对本报表的所有表页都发生作用 格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作 在格式状态下显示的报表的格式，报表的数据被隐藏起来 （2）数据状态 数据状态下不能修改报表的格式 数据状态下的操作只对当前表页产生作用 数据状态下能看到报表的全部内容，包括格式和数据 第一节 报表管理系统概述 2.报表 报表也叫表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，具有相同的格式数据不同的每张报表称为一个表页，一般表示为第１页、第2页……。报表是报表管理系统存储数据的基本单位。 第一节 报表管理系统概述 3.报表文件 一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中就称为报表文件。每个报表文件都有一个名字，例如，“资产负债表”、“利润表” 每个报表文件可以包含若干张报表 报表文件结构 第一节 报表管理系统概述 4.单元 单元是组成报表的最小单元 UFO报表系统的单元有三种类型 数值单元 它是报表的数据，在数据状态下输入 数值可以直接输入，也可以有单元公式运算而成 是单元类型的缺省值 字符单元 它是表的数据，在数据状态下输入 数值可以直接输入，也可以有单元公式运算而成 表样单元 它是表的格式，在格式状态下输入 第一节 报表管理系统概述 5.区域 区域也叫块，区域由一张表页上的一组相邻的单元组成的矩形块 下列区域可以表示为：B2：C7 或 C7：B2 或 C2：B7 或 B7：C2 第一节 报表管理系统概述 6.组合单元 组合单元是指由同行或同列相邻的两个或更多的单元组成的区域。 这些可以组合的单元必须是同一种单元类型，报表处理时组合单元被视为一个单元。 组合单元的名称既可以用区域名称表示，又可以用该区域中的某一单元的名称来表示。 第一节 报表管理系统概述 7.表页 一个报表中的所有表页具有相同的格式，但各表页的具体数据不同。 页标既可用“第一页”、“ 第二页”等方法表示，又可用@1、@2等方法表示。 第一节 报表管理系统概述 8. 关键字 关键字是UFO报表系统中一个比较重要的概念，是一个特殊的数据单元，可以惟一标志一个表页，用于在大量表页中快速选择表页 也是报表取数的重要依据，是连接报表和账套及其他业务数据的桥梁与纽带。 每个报表可以定义多个关键字。关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、月、日等，也可以自定义关键字 关键字在报表格式状态下以红字显示。 货币资金表（外观） 第一节 报表管理系统概述 9.报表格式 报表的基本结构称为报表格式（也称表样格式），在报表管理系统中，每一张表只能有一张表样格式，如同购买的一本报表，但可反复使用。 10.单元公式 单元公式是指报表单元中的各种公式，例如单元公式、取数公式、审核公式等，是设计表成功与否的关键。 UFO 的主界面 第二节 报表格式的设计 一、报表的格式 （一）标题 （二）表头 （三）表体 （四）表尾 二、制作报表的流程 启动UFO，新建报表 设计报表格式（外观） 定义关键字 定义各类公式（计算公式，审核公式，舍位平衡公式） 录