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经 营 m anage 商务拒绝信函中的礼貌原则 □柴晶晶 宋格兰 内容摘要 商务沟通是为了增进双方的友好关系，建立长久的合作关系，维护现有的 合作伙伴以及开发潜在的客户等。 因此，在写商务拒绝信函时，礼貌原则的运用便显得至 关重要。 商务沟通的目的是增进双方的友好关 信函写作的终极目的就是要达成目的的一 任的贬损。即主动向客户承认是由于自身 系，建立长久的合作关系，维护现有的合作 致从而促成商务合作，为了达到既定目标， 原因而对客户造成损失，并赔礼道歉。通过 伙伴，开发潜在的客户等。那么，在写作商 在商务信函写作中遵循礼貌原则就显得十 谦逊原则的使用，使客户觉得自己的利益 务信函时要注意语言的使用，要在信函中 分重要。 得到了一定的维护，使沟通得以进行下去。 表达出友好、以及进一步合作的愿望。同 拒绝信函在商务信函中的特殊性。 但在运用谦逊准则时，要注意客观事实，不 时，应注意运用语用学中的礼貌原则，指导 商务信函通常都是表达合作意愿或洽 能为了表示谦逊而一味地将责任往自己身 拒绝信函的写作，以实现有效沟通。 谈具体合作事宜，而拒绝信函不同于其他 上揽，那样会产生过犹不及的后果。试比较 礼貌原则的基本内容 商务信函，它通常是将坏消息传达给合作 以下两个例子： 美国语言哲学家格赖斯在 1967 年提 方或顾客。这使得沟通难度加大，因为没有 1）We are sure that you can understand 出了言语交际中的合作原则,这是语用学研 人会很开心的接受他们的要求被拒绝，或 the difficulties we have in satisfying your 究领域的一个重大突破。但人们在实际的 者他们利益被损害。因此，在写拒绝信函 client ’s complex specifications. Perhaps 言语交际中常常用间接的方式，只让对方 时，要十分注意写作的语气和措辞。既要将 your client can find another use for those 从侧面意会，不愿向对方坦率地言传。为解 拒绝的原因明确的传达给收信人，同时还 specially designed carpets. 释这些语言现象，后来的学者如英语言学 不能把顾客吓跑，要留住顾客。 2) We felt terribly sorry for not being able 家利奇等人提出了礼貌原则，用以补充和 礼貌原则在拒绝信函中的运用。 to meet your client ’s request of the shoes. 完善合作原则。它包括六项准则。(1) 策略 虽然不能避免在传达坏消息时给别人 It ’s all our fault, so we deserved the 准则：使他人受损最小，受惠最大。(2) 宽宏 带来的失望，但可以通过委婉的语气，礼貌 appeal from you. Go ahead, do what you 准则：使自身受惠最小，受损最大。(3) 赞扬 的用词等方法，谨慎地透露拒绝别人的意 want! 准则：尽力缩小对他人的贬损，尽力夸大对 思，从而在某种程度上减轻收信人的痛苦， 第一句较诚恳地陈述了不能解决客户 他人的赞扬。(4) 谦虚准则：尽力缩小对自 并达到留住客户，从而长久合作的目的。 问题的原因，结尾处还提供了一项可选择 身的赞扬，尽力夸大对自身的贬损。(5) 赞 同意准则。 的措施，让客户有所选择，从而达到维系客 同准则：尽力缩小自身和他人之间的分歧， 同意准则指在沟通中，最大程度的表 户的目的；而第二句口气过于谦卑，几乎丧 尽力保持他人之间的一致。(6) 同情准则： 达对