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《四川省电子文档管理系统（单机版）》技术问答（1） 四川电子文档数据转换诸问题的技术处理 （绵阳市档案局馆开发编研部 供稿） 2003 年初为方便全省各地公文网上运行和建立全省电子文档数据库，省档案局与省党 政网管中心按照国家相关标准联合研发了《四川省电子文档管理系统（单机版）》（以下简称 “四川电子文档”）。目前四川电子文档有V1.0、V1.1、V2.0、V3.0 四个版本，它们均较好 地解决了文书立卷改革前后的档案数据接纳问题，其操作使用与服务更加简单化和人性化。 如，研发者不仅在http ：//www.scsdaj. 主页的左下角上为大家提供了V1.1—V3.0 三个 版本的安装程序，而且还挂接了科怡、绵怡、德怡、易用、思源等软件形成的档案数据转换 为四川电子文档数据的程序及使用说明。一般地说，只要是原系统的数据项目齐全、著录规 范、无错乱码的话，就能够顺利地把上述软件形成的档案数据转换到四川电子文档中去。不 过，数据转换不顺的情况还是存在的。比如，四川电子文档要隐藏数据；再比如，按常规转 换数据时四川电子文档显现的数据比较混乱。如何解决和处理这些问题呢？现分期解答于 后，供学习工作参考。 一、如何让四川电子文档隐藏的转换数据显现出来？ 我们在进行新旧系统的转换数据时，先是发现被转换的一些数据丢失了，后来发现数据 丢失只是假象，实际是被四川电子文档隐藏在其数据库中了。这里仅以我市以前使用过的“绵 怡2000 档案室”（以下简称“绵怡系统”）软件数据为例来说明和进行处理。 1、请留意原著录卡上的“文件时间”项。假如原绵怡系统数据条目中没有具体、规范、 齐全的时间，转换到四川电子文档后就会出现部分条目被隐藏的情况，因为四川电子文档对 “文件时间”项要求很严，是必录的项目之一，这既是实际工作中特殊文件不易确定的内容 之一，也是四川电子文档常见的数据转换丢失问题之一。解决的办法是回到原来的绵怡系统， 对有问题条目的“文件时间”项重新进行补录或更正，再行转换就可以了。 2 、请注意著录卡上的“档号”栏目项。前面谈到四川电子文档已经充分考虑到了各地 各单位实施《归档文件整理规则》前后的档案管理现状。对于以卷为单位的老档案，四川电 子文档会自动按正确的档号把各卷所属的文件装入该案卷的“卷内文件著录标引”卡中，且 V3.0 还将显示该案卷所含的卷内文件数，这时对原系统的“案卷级档号”和“文件级档号” 项目，不仅要求齐全，而且还必须保证准确无误；对于以件为单位的新档案，用四川电子文 档来管理将更为简单方便，因为系统默认了“保管期限—年度”分类法，操作时只需初始设 置“单位名称、全宗代码、二级类目/机构或问题”项目后，即可在各项著录工作完时，进 入“档案组盒或档案存盘”中完成档号的自动生成，且新档案“文件著录”卡上没有“档号” 项目。如果你在绵怡系统中录入了新档案的“文件级档号”（新档案是无需编制“案卷级档 号”的），数据转换时它就会因四川电子文档找不到新档案的“案卷级档号”而隐藏起来了。 解决的办法还是要回到绵怡系统，对这部分档案的“文件级档号”进行删除后，再在四川电 子文档中手动或自动进行“组盒”重新编填“归档文件号”，即可。 当然，也还有一种办法来处理绵怡系统形成的新档案文件数据，即在绵怡系统中将按《归 档文件整理规则》编制的“归档文件号”即“文件级档号”移放到该著录卡的“备注”栏里， 这样转至四川电子文档后，既可以保持原状，不重新“组盒”编号，又可以用四川电子文档 检索出的文件条目“备注”栏里的“文件级档号”来调档，使用起来一样方便快捷。 1 二、如何解决实体分类类目不一致的数据转换问题？ 大家在进行老系统与四川电子文档的数据转换过程中，可能会发现被转换的数据在四川 电子文档里出现了实体分类混乱的现象，即分类代码与分类名称不一致的问题，结果造成四 川电子文档无法正常检索调档。这是什么原因呢？这是档案实体分类（主要指二级类目）有 变化造成的。在机器或手工管理中，人们总是希望实体分类一旦定下来就不要变，但实际情 况变是绝对的，只是变的程度不同罢了。如何应对实体分类类目有变的数据转换？我们在工 作中发现四川电子文档中的类目代码与类目名称没有紧密的对应关系，便总结实验出了一种 “分段转导法”，即把变化前的和变化后的数据分别来转换，并用追加导入的办法来解决。 这种办法尽管步骤较多、工作程序较烦琐，但总比全部抛弃重新录数据或在数据