第十一章 文书立卷归档.ppt

* * * * * 编制立卷类目首先要考虑今后一年案卷应分为哪些类别，把立卷类别大致确定下来。可以根据分类方案来定。 （1）如：总体方针、政治类；领导指示、讲话类；综合计划、总结、报告和报表类；组织工作类；宣传教育类；工业交通类；劳动人事类等。 （2）以收发文组织机构为分类标准。如：一个县级机关，按上级来文，分中共中央文件、中共中央办公厅文件、国务院文件、国务院办公厅文件、上级主管机关文件等；平级机关文件如果数量少，可把平级机关归为一类；下级机关来文按单位名称分类，也可将性质相近的单位适当归为一类。另，本单位的，如我校设置按组织结构命名，如校长办公室、教务处、学生处等。 * (1)大流水编号：立卷类目的条款，从第一类的第一条道最后一类的最后一条，是连续不断的编号。缺点是不能插进条款，预留空号事先又没法估计，空号存在不便于统计。 （2）一个类编一个顺序号，不同类有不同的顺序号。可以随时增加类别，不影响编号顺序。 * 目的是加强对文件的日常管理，防止文件散失或堆积，有利于文件查找，为年终立卷奠定基础。 2、物质条件：按归卷类目内容，准备好卷夹或卷封，并将类号和顺序号、类目名称和案卷标题在卷夹背脊或卷封封面标明，然后将卷夹和卷封按照号码顺序放置于文件柜内，一遍将办理完毕的文件随时入柜。 3、平时清扫。不定期对归卷文件进行清理核对：一是看已归档的文件是否齐全，二是看已归档的文件有无归类错误，三是看被借阅的文件是否按时归还。 * 2、如：底稿和正件、正件和附件的齐全，文件是否缺页、错页、损坏，如有问题无法补救，应在“立卷流程单”“备考说明”中注明情况和原因。 * 会计档案在会计年终后，暂由会计部门保管一年，再移交。 案卷质量：组卷合理度；卷内文件排列情况；备考表填写；档号编制；装订结实度。 2、移交案卷目录：是一本案卷名册，一式三份，文书部门、移交部门和档案室各存一份。末页附备考表。 * * 2.填写卷内文件目录 卷内文件目录，又叫卷首目录。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。 第三节 文书立卷分方法和步骤 卷 内 文 件 目 录 顺序号：文件的顺序编号。每份文件填一个；定稿和草稿、正件和附件均只填一个顺序号. ◆文号：文件的发文字号。没有发文字号的此栏不填写. ◆责任者：文件的形成单位或个人。应填写全称或规范的简称. ◆题名：文件的标题。 一般如实抄录原文件标题；没有标题或标题不能说明文件内容的应根据文件内容概括后填写，并加［］；会议记录应概括出主要内容. ◆日期：文件的形成日期。用阿拉伯数字规范填写；没有日期的文件，要考证清楚补上. ◆页号：现有计算机档案管理软件要求此项填写每份文件的总页数，如：“5”，系统将自动生成文件排列顺序号。 3.填写卷内备考表 卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。 说明本卷文件的缺损、修改、补充、销毁、漏号、重号等，与某些文件的其它文件卷号，卷内文件变动情况。有关人员需要签名、标注时间。 第三节 文书立卷分方法和步骤 卷 内 备 考 表 式 样 填写卷内备考表 4.妥善做好卷内文件的技术处理工作（P198） 5.填写案卷封皮(案卷封面与卷脊项目) 第三节 文书立卷分方法和步骤 《案卷封面》样式 填写完成的案卷封面 案卷脊背 案卷脊背和底边 6.编目定卷，装订案卷 装订，即把案卷用卷绳组装起来的行为过程。 注意事项： 1、去除金属物。 2、整理文件：对破损文件修补；理顺和对齐纸张；将小签条、小便条等不规则材料粘帖在符合规格要求的白纸上。 3、按照《文书档案案卷格式》要求使用硬卷皮或软卷皮。采用三孔一线式装订。 第三节 文书立卷分方法和步骤 上夹 上卷皮 作三孔标记 打孔 穿线绳 系线绳 归档移交 文书部门一般在第二年的上半年向档案室移交上一年的归档文件。专门档案可以按规定时间移交。归档需要办理移交手续。档案室需要检查清点案卷材料： 1、案卷是否完整。一个立卷单元的各个组成部分无残缺。 2、案卷质量是否符合要求。 第三节 文书立卷分方法和步骤 归档号 档号 题名 起止时间 件数 页数 保管期限 备注 Xx年度xx（部门）移交案卷目录 移交案卷目录备考表 本档共 页。共有案卷 卷，其中永久 卷，长期 卷，短期 卷。 移交部门：