文件和资料的控制程序要点.doc

文件和资料的控制程序 1.0目的 对管理体系有关文件进行控制和管理，防止失效和作废文件的使用，确保体系有效运行，特制定本程序。 2.0适用范围 本程序适用于与公司有关所有文件与资料 3.0职责 3.1安全环保部负责职业健康安全管理和环境管理体系文件的策划、指导、审核，并编写体系所要求的程序文件。 3.2企管部负责质量管理体系文件的策划、指导、审核，并编写质量管理体系所要求的程序文件。 3.3公司管理者代表负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的审核。 3.4公司总经理负责管理手册（包括管理方针、管理目标）的批准。 3.5文控员负责文件的编号控制和收发控制。 3.6档案管理员负责公司所有文件的归档和保管。 3.7 公司各部门负责本部门现场使用文件的管理和控制。 4.0流程图 4.1文件控制流程图（详见附一） 5.0程序 5.1 文件的定义 5.1.1受控文件：维持本公司运作，。在发放之前由盖受控章识别，发放和回收时均应办理登记手续。用于指导本公司体系运行及操作的指导性文件，分四：一级文：手册；二级文：程序文件；三级文： b）技术文件：各类工艺规程、操作规程、安全规程、应急预案、内控标准（包括《原料、成品、环保职业健康安全使用的各类劳动保护用品、安全环保设备设施工具质量标准》、环境质量标准、安全质量标准）等； c）其他文件：与质量、环境和职业健康安全有关的专题会议纪要、通知等文件。 四级文： 记录。.3 文件的编制.3.1文件编制时，应加上统一的“文件头”，明示文件的重要信息，文件编制、排版格式参见附录一。 5.3.2所有文件编制完成后，先交企管部主管领导审阅，待确定所编制的文件合格后，由编制人员从文控员处申请文件编号。并填写《文件发放审批单》一起审批签字。 5.3.3管理手册管理者代表。.3.4程序文件由企管部/安环部编制，并组织各部门对编制的文件进行讨论，讨论通过后填写《文件发放审批单》，按照相应审批流程审批（详细审批流程参照《文件审批管理制度》），审批完成后交文控员按照《文件发放审批单》上的分发部门发放。 5.3.5三阶文件由各部门、分厂编制后，先交企管部/安环部主管领导审阅（在文件背面签名），企管部/安环部审阅通过后，按照文件审批流程审批（详细审批流程参照《文件审批管理制度》）。审批完后交文控员按照《文件发放审批单》上的分发部门发放。 5.3.6四阶文件由各部门编制，编制完后交企管部/安环部主管领导审阅通过后，按照文件的审批流程审批，审批签字时在原件背面签名（详细审批流程参照《文件审批管理制度》）。待审批完后交文控员进行文件的受控管理。 5.3.7各类文件审批时都必须严格按照上述规定的审批权限进行审批 。 5.4文件的编号 5.4.1文件编号必须由文控员控制，并统一发放。 5.4.2所有文件应有的标识5.4.3文件的编号规则参照《文件排版及编号管理规定》执行。 5.5文件发放 5.5.1文件审批完后，文件编制人员将文件原文以及文件的电子版与《文件发放审批单》一起提交到文控员处。文控员根据《文件发放审批单》中的分发部门确定文件发放的份数，并根据文件类型，加盖相应类型的印章（受控文件、参考文件、外来文件）。 5.5.2文员建立《发登记》。《发登记》.5.3各部门的文件如有丢失，需，向文员重新一份，在《发登记》 5.5.4当持有的受控文件有污损、不清或损坏时，可向文控员申请更换，损坏的原文件由文控员收回，然后重新发放一份，重新发放时，可不做登记。 5.6文件的管理 5.6.1文控员应建立全公司的《受控文件清单》，各部门建立本部门“受控文件清单”，以明确受控文件的状态。 5.6.2盖有“受控文件”红色印章文件不得复印。 5.6.3当文件需要提供给外单位时，经批准，控处理5.6.4公司所有文件（包括电子版本）原版由办公室档案管理员按照文件和资料存档的有关要求，编。现场使用的文件可置于现场非现场使用的文件由使用部门集中保管 文件的借阅 .1任何人或部门需借阅由档案室存档保管的文件时，应填写《文件／资料借阅登记表》，经审批后方可借阅。 .2外单位人员查阅存档文件，须得到批准，并进行登记，在有关人员陪同下查阅。.3查阅公司机密性的文件，须经总经理批准。 .4借阅人在检索和借阅时，应保持文件的整洁，不得损毁和涂改，使用完后及时归还。 文件的修改 .1当组织结构变更、工艺更改或其他情况下，文件不能有效执行时，需要更改文件，应由原文件编制部门组织讨论，更改后填写《文件发放审批单》进行会签审批，并发放。 5.8.2文件需部分更改，且不影响文件清晰使用的情况下，可由更改者收回原文件，采用划改的方式进行，即将原来的内容划掉，将更改后的内容填上，并在更改处由更改者签名。 5.8.3当更改内容影响文件质量时，应更改后升版，重新发放，原文件收回作废.