文件管理培训20120322要点.ppt

文件如何控制 确保现场有效文件 文件如何控制 文件清晰、易识别 文件如何控制 适时回收 保留识别（加盖识别印章） 隔离保存 作再生纸使用要点 客户资料及机密文件碎掉 印章识别，并不流出公司 文件如何控制 作废文件控制 如何查询文件？ 进OA系统“海格总部质量体系文件”输入关键字查询。 文件遗失怎么办？ 填写《受控文件遗失/补发单》给综合管理部处理。 需要补发受控文件？ 填写《受控文件遗失/补发单》给综合管理部处理。 文件的信息等级？ 识别→盖章→建立防泄密措施。 文件控制常见问题处理 文件控制常见问题处理 文件要取消/取代怎么办？ 填写《受控文件处理单》 部门经理、管理者代表/总经理审批，手册、程序文件、工作指引/指示、表格需管理者代表加批。 交综合管理部处理 如何管理分发过来的文件及本部门的记录？ 分类归档，进行标识 建立文件目录，适用时可建立文件索引 根据文件内容进行传阅/借阅，并建立《文件传阅/借阅记录》 及时将不适用文件交还综合管理部处理。 放置地点防潮、防火、防盗、防虫、防泄密等。 文件控制常见问题处理 文件/记录到期怎么办？ 半年一检索，对到期文件/记录销毁，如需作双面纸使用，需遵循以下要求： 客户资料及机密文件碎掉 对内容部分加盖“作废文件”印章或划删除斜线识别 文件控制常见问题处理 谢 谢 大 家！ 文件编写管理培训 综合管理部 标准要求和运行实施系列培训 文件控制的好处 文件阶层 文件结构 文件如何编写 文件如何控制 文件控制常见问题处理 目录 文件控制的好处 明确工作方法，规范管理 建立文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交 待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚. 知识经验的沉淀 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难. 职责明确 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和主动性. 改善部门间沟通 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会. 文件控制的好处 管理过程严谨，减少出错 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和减少出错机率. 获取路径统一，快速查询 企业形象提升，客户认可 文件控制的好处 文件阶层 手册 程序文件 作业规范、指导书 表单/记录 一阶 二阶 三阶 四阶 体系纲领性文件，规定管理的原则、政策、范围、职责、相互关系 规定过程的方法、步骤； 多为跨部门的过程，指明运作路径、部门间的职责及衔接关系 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。 运行的证据，用于追溯、控制、及改进提供依据 文件阶层 但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构分为3个层次,即: 一阶文件:手册 二阶文件:程序/工作指导书 三阶文件:表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等. 一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例机器设备使用指导书、某个岗位具体操作的指导书等。 文件阶层 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整的结构有： 1.目的 2.范围 3.定义 4.职责 5.程序/工作内容 6.支持性文件 7.表格记录及附件 8.流程图 文件的结构 1.目的 简明概要说明编写程序/工作指导书所需达到的目的。即“做这件事是为了什么?” 2.范围 说明该文件适用的对象，可以是有关活动、部门或人员、产品或服务项目。 3.定义 对文件中提到的术语及专用词汇进行说明。 文件的结构 4.职责 概括性地规定该文件中涉及的主要责任部门或人员、所负责的工作。 5.程序/工作内容 具体规定工作的步骤、方法。包括：责任人员、工作时间、地点，做什么，怎样做的方法（依据什么文件），使用什么设施/机具、资料，形成什么记录。 文件的结构 6.支持性文件 列明该文件中所涉及的支持性程序、作业指导书的编号、名称。 7.表格记录及附件 列明该文件运作所应形成附件及表格的编号、名称，并说明生成记录后保存的部门及保存期限。 8.流程图 适用时，列出流程图，以便快速清晰指引。 文件的结构 以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依